excel圖表技巧:做一張走心的年終匯總表

2019-12-18     部落窩教育h

編按:哈嘍,大家好!又快到年末了,相信小夥伴們最近定是忙於製作各種匯總類圖表,好給領導交差。那麼反正都要做圖表,我們何不把握住這次機會,在這些匯總表上耍一些「小心機」,讓領導眼前一亮,瞬間記住你的圖表呢?說不定這次年終獎就能多那麼一點,趕緊來看看吧~



【前言】

年末,多少人盼,盼著放假,盼著分紅,盼著陪伴家人;年末,多少人怕,害怕回家,害怕明年會不會裁員,害怕工作量的增加。

每一位職場人,對於年末的到來都有自己的心態,其實你「盼」也好「怕」也罷,對於生活,「想」又有什麼用呢?該來的總會來,安心做好當下的事情,結果一定不會差的。



【正文】

對於眾多的EXCELER來說,年末,估計最煩心的就是各種數據的統計分析,畢竟經歷了一年,領導對於公司的發展和成果還是比較關注的,而領導對於數據的統計分析,毋庸置疑,還是比較偏好「圖表」的展示。

圖表做出來並不難,難在於,你做的圖表能不能被別人記住。作者E圖表述認為,在EXCEL中的這麼多操作模式中,圖表是一個很特殊的存在,就像PPT一樣,我們的工作總結都用PPT製作,策劃部的同事用PPT做方案,大型的手機發布會上人家也用PPT做宣傳幻燈片。同學們可以找來這些PPT圖片比較一下,就知道什麼叫做「設計」,什麼叫做「走心」。

EXCEL圖表也是如此,數據可視化是其重要的一個作用,但同時也是一個圖表製作者設計的心血。圍觀一下下面的圖表:

很大眾的一張圖,估計很多同學都會用這樣的圖來「應付差事」吧,有則改之,無則加勉,不要對號入座哈。製作方法「敷衍」的不想用文字描述,看動圖吧:

但是這樣的一張圖,如果拿到幾百人的會議上做展示,是不是會有點拿不出手。那麼下面這張圖,是不是你想要的呢?



【操作說明】

步驟1:在數據源中添加輔助列,如下:

C2單元格函數:

=IF(B2>AVERAGE($B$2:$B$13),B2-20,B2)

函數解析:如果「銷售金額」大於平均數時,返回「銷售金額」減去20,否則返回原本的「銷售金額」,這裡的20是為了,讓折線圖中大於平均線的部分是雙線效果,低於平均線的是單線效果,這樣能夠有一個視覺上的延伸,讓整體的圖表線性看上去不是一樣的寬度,有一種厚重感,吸引觀閱者的視線,一眼看出業績突出的部分。

步驟2:選中單元格區域A2:C13後,點選工具欄——插入——圖表項目組的「查看所有圖表」。

在「插入圖表」窗口,選擇「所有圖表」,點擊「XY散點圖」,選擇「帶平滑線的散點圖」。

得到下面的「毛坯圖」:

為什麼叫「毛坯圖」,因為這張圖表,現在還很「粗糙」,我們需要給它「裝修」一番才能拿出來見人。

步驟3:「拆除」多餘圖表元素:網格線、縱坐標軸刻度、系列2圖例,如下圖:

得到下圖,是不是覺得「清爽」了很多。

選中橫坐標軸刻度,單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「設置坐標軸格式」,然後按下圖的參數調整「坐標軸的邊界」值為1~12,「主要單位」為1,在「數字」項中輸入格式代碼「#月份」,點擊「添加」。

接著選擇設置格式菜單中的「文本選項」,將自定義角度設置為-45:

這樣就得到了下圖:

步驟4:下面我們來處理曲線的效果,在繪圖區域中選中系列1,按下面的參數設置數據系列格式,RGB顏色分別是:181,73,91;150,190,189。

​我們得到了下面的圖:

再選中系列2的圖形,按下面參數調整。(RGB顏色與系列1一致。)

接著選中圖表區域,按下面參數增加圖表的背景色(RGB:185,73,111),使圖表更加的突出。

​效果如下圖所示,是不是已經和之前的「毛坯圖」大不一樣了。

步驟5:把圖表標題(RGB:185,73,111),系列1的數據標籤,圖例的位置,這些都調整好,就能得到我們一開始的成圖了。

為了便於使用者更快速的讀取數據,我們可以利用插入圖形在圖表區域中添加一個「匯總數」。

1.在工作表區域的B14單元格輸入函數:="全年總銷售額:"&SUM(B2:B13);

2.設置單元格B14字體為16號微軟雅黑,白色,加粗;

3.添加一個「矩形」形狀,稍微長一點沒關係,選中矩形,在「輸入框」輸入=B14。

設置矩形邊框線為白色,背景為無顏色,這時你會發現,矩形中不僅內容和單元格一樣,連格式都和單元格中設置的一樣。把它放到圖表區域的右上角,完工!



【編後語】

圖表就是這樣,你肯定會做這個圖,但是有可能你沒有想到這樣設計,也有可能你想到了設計但是技術又不能支持。即便想到了設計方案,又有能力去做,可是圖表的細化真的很需要一個人的耐心。作者E圖表述不敢說自己設計的圖表「好看」,但是一定會「走心」,也許你的領導想看到的也就是你有沒有「走心——認真對待工作」。


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