職場中如何建立習慣對抗拖延症?這三步改造外部條件驅動習慣建立

2019-11-11     職場教練李麟

你有沒有過這樣一種經歷,工作中有困難的任務項目時,只要時間比較充裕且領導不怎麼過問,我們都會先擱置在一旁,等到事假比較緊迫了或者領導開始催促了,才開始著手做。

這種情形其實也是一種拖延症,不同於一般情形它顯得比較隱秘,因為在工作中自己仍然會顯得很忙碌,甚至還有很多說得過去的理由,比如事情不是很急、先把瑣事清完再來專注的做等等。

這種沉溺於事務性工作舒適區的拖延症,很樂於去做一些容易操作、重複勞動、不用太多思考的工作,但對於難以協調、技術困難、很費腦力的事情卻遲遲不願開始,最終導致價值的事情最終輸出質量較差、完成進度存在較大風險、有可能在後期還因為時間緊急「不得不」應付了事,並且自己在面對這種困難業務上的提升也非常有限,下一次面對仍然會逃避、拖延。

所以在面對複雜困難問題上的拖延上,需要找到一個有效的解決辦法去改善。

要解決這樣的問題,可以先回想一下在生活中有沒有一些情形是面對非常困難複雜的任務,我們仍然樂此不彼的去解決,沒有任何拖延的?

有的,玩遊戲。當我們在遊戲裡面級別比較高的時候,要升級下一級非常困難了,我們仍然會每天準時準點去打那些重複的怪刷怪拿經驗,路漫漫、枯燥重複仍然擋不住。或者要打很難打的怪,失敗了無數次仍然不畏艱險會去思考應對策略用什麼技能、帶是什麼裝備、怎樣的打法策略等等。這就引出了我們對抗的拖延症第一個重要的方法:激發興趣。

1、激發興趣

興趣是個人動機中最大的一個部分。王羲之從小熱愛書法,興趣長期驅使著他不斷的書寫,最終成為書法大家、梵谷對繪畫藝術如痴如醉急事神志不清也忘不了作畫,而當我們對玩遊戲有極大興趣時我們當然也能夠熬夜玩遊戲並且遲遲不願停下。

所以得在困難工作上學會創造和激發興趣。興趣不是天生的,而是後天感受體驗結合而出的一種偏好,激發興趣可以有幾個方式:

1.1、製造競爭。在企業管理培訓時現在都會樂於分組PK,然後算積分排名鼓勵大家積極表現、在各種推廣機制中也都有排行榜等機制鼓勵每個個體爭取上榜,這就是一種營造競爭。競爭可以讓每個個體之間有對比、有參照,形成一種敵視競爭的關係,同時能夠創造榮譽感,排在前的人即便沒有什麼激勵也會有一種至高無上的榮譽感。

所以在面對困難工作時,人為的製造出競爭那麼更能夠激發我們立刻做、高質量做的慾望,比如一個項目工作按模塊拆分多人一起做,整個項目的完成則和他人形成一種協作但又對比競爭的態勢;比如工作分工上和他人進行進度排名等等,用可利用的資源或方式並且他人可接受的情況下,進行一種對比、競爭。

1.2、營造成就感。成就感同樣是能夠產生興趣的重要原因,很多人挑戰馬拉松其過程是很枯燥單調的,但當抵達終點那一刻的那種成就感會讓那些枯燥都變得值得,甚至會各個期待下一次更有挑戰的賽事,這就是成就感。成就感讓我們對事物的結果抱有極大的期待,這種期待則能轉變成為一種興趣,當面對艱難的任務時興趣驅使都會使得很想嘗試一番,在工作中成就感獲得很容易,尤其是困難工作。

可以通過完成的量來獲得:比如通過將複雜重要工作進行任務拆解,列出很多子任務項清單,當清單中的每項任務都被劃掉清空時候,我們就會發現自己越過了一座一座山頭最後攀上巔峰,這就是成就感。

可以通過攻克有難度的關卡來獲得:把項目中最讓你頭疼、最讓你畏懼的一些工作項列出來,嘗試著重點去攻克他們,一旦拿下時候覆盤一下整個過程,對比事前不敢事後成功的自己,這種愉悅感就是成就感。

可以盤點自己所得來獲得:在面對有難度、懼怕的工作時,事前先盤點這項工作有哪些技能是自己所不足的、有哪些領域時自己未知的,然後把在這些技能列成清單,把整個項目當成一個學習實踐獲取的過程,等到項目結束後看到自己所列清單自己獲得了多少、成長了多少,那也是一種成就感。

成就感在事後所得,但是在事前可以先看到自己所想所要的東西以及預想事後的成就感,就能夠大程度的激發興趣。

1.3、讓事情變得容易。困難的事情之所以讓人排斥因為他是一座壓得人透不過氣的大石頭,如果把它變得輕鬆一些,那麼我們也就更容易接納它,更容易對它產生興趣了。

大石頭要變輕鬆就得變成小石頭,所以得把困難繁複的任務進行拆分,拆分成為若干個獨立的小任務、小項目,然後按照時間順序、邏輯順序排列完成順序。然後反觀會發現,其實大任務分解下來,真正讓我們感到頭疼困難的也就是其中的少數幾個步驟,其他任務不難甚至也是一些重複性的工作,那麼這樣就更容易接納他、更容易開始,同時也知道如何攻克難點。

比如公司變革的項目,存在幾個部門立場很對立,不好溝通。整個項目分解下來,涉及到和所有部門溝通落實的子任務以及確定後指定方案的子任務。

整個過程困難的也就是和各部門溝通落實時少數幾個難溝通的部門,少數難溝通的部門溝通前預約以及溝通後方案確定都是很容易的,也就是溝通中涉及的核心利益問題確定,而核心問題利益的確定能夠溝通影響的則整理輸出影響方案,不能影響的則考慮藉助上級力量推進,那麼整個項目的進度喝額難點也就非常清晰,啟動其實很容易,遇到困難的也就有了標準化步驟,一切困難都變成了簡單的步驟。

2、製造壓力

除了激發興趣以外,第二個對抗拖延症的重要方法是給自己製造壓力

小時候讀書寫寒假作業,很多人都是等到寒假臨期結束前才開始補作業,那是因為壓力來了。工作拖欠了後等到要到期了或者領導問了才開始加班加點,那也是因為壓力來了。

當工作開始還沒有開始拖欠時,就給自己製造壓力,那就能夠倒逼著自己快速著手幹起來,所以製造壓力是對抗拖延症很好的方法。

給自己製造壓力很簡單的辦法是,製造緊迫感以及藉助上級的力量。

在各種場景下,有倒計時情形時,人們心理上往往就會有一種心理壓迫和催促感,比如一些促銷活動時商家常常用的逼單方法就是剩餘量倒計時法、比如一些重大項目推進時也是用時間倒計時方法。

基於此,可以將困難重要工作將工作進行時間上或者內容上的拆分,在一個短周期內進行倒計時營造急迫感,比如要求自己每周完成項目工作一部分,進行計劃性的倒計時,甚至分解到每天進行子任務的倒計時。

藉助上級的力量則是用上級來給自己施加壓力。為什麼領導催促後我們會對工作感到壓力,因為上級天然在管轄、約束、考核上有對我們切身利益對應的權利。被關切、催促本質上是責怪項目慢了,那麼延伸出來就是對自己的不滿,所以會形成一種壓力。

我的下屬經常會摸魚,有時候工作平時不過問等到月底考核時才找各種理由原因完不成,後來我就在部門例會上要求彙報工作進度、要求每天發工作日報,下屬迫於每周的進度彙報以及每日的日報有東西可以提交則不得不每天都要有所輸出,摸魚和拖延的習慣也就得到了很好的改觀。

基於此則可以將項目進行分解,和領導約定每個短周期內要向上級進行面對面的彙報工作、質詢工作進度,甚至在每天的工作上都需要提交工作日報。用主動向上級提出「被過程管理」的要求來形成管理壓力,倒逼著不拖延,不僅拖延的問題能得到解決,這樣的操作上級也會對下屬工作更加掌握,更容易建立上級對下屬的信賴。

3、製造激勵

對抗拖延症的第三個方法——製造激勵

利益是人性中自我驅動能力最強的因素,再困難的事情一旦有了利益驅使我們都願意立馬去做,甚至還怕錯過得不到,激勵是工作中利益的最佳體現。

如果條件允許那麼我們能夠協調資源對重要困難的項目制定激勵計劃,完成後即給項目兌現進行獎勵,那麼就能夠促使、激發自己快速完成,如果沒有權限那麼可以自己給自己定目標,完成後給自己一些小激勵同樣能取得很好的效果。

激勵的關鍵在於及時兌現與標準嚴格

任何獎勵激勵只有拿到了和感覺能夠馬上拿到才具有激勵性,如果一個項目完成後需要1年後才拿到,那麼員工則會感覺拿不到、沒有激勵性。

所以激勵一定要及時兌現。可以將項目任務分解成為若干個小任務或者里程碑式的幾個大模塊,每完成一個階段則給自己獎勵,這樣就能夠有持續的動力去完成、且快速去完成。

以前在各個平台寫文章,要求自己兩天必須寫一篇3000字的文章,剛開始覺得很難,所以常常三天打魚兩天曬網,後來強迫自己做,把任務分解成為寫提綱、填內容、語音錄稿、文字校稿、檢查矯正幾步,每個步驟完成都會獎勵自己一些自己喜歡的零食甚至獎勵很想下單買的小東西,最後內容步驟拆分下來每個步驟都輕鬆很多,同時也把對自己有激勵效果的東西用作激勵,慢慢下來則把這件事做得很輕鬆了,養成了習慣不再懼怕碼字,甚至日更也很輕鬆。

甚至結合前面提到的幾種方法,分解後的步驟指定時間表,用倒計時方法逼迫自己等等。

標準嚴格則是指不給自己留後路,不要自己騙自己。設定的標準必須嚴格,一旦有所鬆懈,就很容易破功,因為潛意識中形成的規則找到了規則鬆懈的口子。所以制定了計劃要明晰在什麼時間節點、完成任務的什麼標準,然後按照標準排除萬難執行,一旦有一點達不到也必須對自己狠一點,差0.01也沒有任何激勵,並且還要在後續的部分加倍的彌補。

以上就是在面對困難任務時對抗拖延症的三個方法:

1、激發興趣:製造競爭+營造成就感+讓事情便容易

2、製造壓力:倒計時+藉助上級

3、製造激勵:及時兌現+嚴控標準。


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職場教練李麟,十四年人力資源老司機,生涯諮詢師、管理諮詢師,職業伴侶,用過都說好。

文章來源: https://twgreatdaily.com/zh/y5SkYW4BMH2_cNUgbt5e.html