很多人每天為了工作東奔西走,拿著微薄的薪水,沒時間做自己想做的事。沒時間吃早餐,沒時間運動,沒時間讀書,沒時間回家看望父母,沒時間……
每天,你在不斷地應付著各種問題,這讓你看起來非常忙碌。對,確實很忙。
可是,你在忙碌著得到了什麼?人就像一台電腦,每天,你只顧著輸出,盡你所能去完成各種工作任務。不久你就會發現,你只能勝任那些重複性的工作,更難的你做不了。
為什麼?因為你沒有輸入。
你每天都很忙。忙得沒時間照顧家人、忙得沒時間結交朋友,忙得沒時間鍛鍊身體,忙得沒時間自我提升。
可是時間長了,你就廢了。
一個人慢慢廢掉的表現,不是等到他發現不會,而是當他忙到沒時間學習的那一刻,就已經開始了。
時間,正在偷偷懲罰勤奮的你!只有我們在忙碌的時候管理好自己的時間,讓自己在忙中出成長才是正好你在忙。
時間管理的重要性
時間管理大師彼得·德魯克曾說過:時間是一個人最稀缺的資源,但也是世界上最公平的資源,每人都只有24小時。
我們如何分配24小時,效率不一樣,時間密度也不一樣,如何過一天,就是如何過一生。
時間並不能被管理,管理的只有自己。
時間管理的基礎是精力管理,包括體能,情緒,思維,精神等,而管理的本質是對事件的分類,通過在不同情境下高效完成事件。
據統計,我們70%行為受習慣控制,需要通過養成好習慣可減少大腦消耗,自動作出正確行為。因此,需要用充沛的精力做最重要的事,並內化為每天的習慣與生活方式,最終實現我們的行為。
一日之計在於晨,早起是我們需要養成的第一習慣。
通過早起進行自我檢視,堅持晨間日記,利用清單系統規劃自己,脫離壞習慣的「線下人生」,轉換成養成好習慣,平衡工作生活的「線上人生」。
易效能時間管理創始人葉武濱說過一句最經典的話:人生不在於做多少事,在於能否把重要的事情首先做,用心做,不斷更新,做到極致,並服務於人,產生最大的價值。
每日計劃:三隻青蛙的活學活用
什麼是「三隻青蛙」?它指的是我們每天(周、月、年)最重要的三件事。這是美國作家博恩·凱西做的一個類比,首次出現於他的時間管理著作《吃掉那隻青蛙》當中。書中曾提到過帕累托原則,也就是常說的80/20定律。
帕累托原則是19世紀末20世紀初義大利經濟學家帕累托發現的。他認為,在任何一組東西中,最重要的只占其中一小部分,約20%,其餘80%儘管是多數,卻是次要的,因此又稱80/20定律。
於常人而言,每天最重要的三件事就可以起到百分之八十的效果,完成它們就意味著每天的工作基本完成。所以,當你每天優先吃掉「三隻青蛙」,便可以避免把精力、時間浪費在一些不重要的事情上面。
不過,大多數人對「三隻青蛙」的了解還僅僅停留在要列三件事上面,挑選、制訂「三隻青蛙」任務的第一步就是要做到目標具體化、可量化。
但如果每天一開始就去挑戰最困難的任務,會讓人感到壓力。這時可以先從小事做起,先完成幾件簡單的工作,將大腦充分調動起來,進入狀態後再投入「三隻青蛙」 的挑戰當中。
很多人可能會疑惑,每天我們要做的事情那麼多,三件事肯定概括不完,其他的事情又該如何處理呢?
博恩·凱西為大家介紹了一套相匹配的時間管理方法——ABCDE法。和每天確定「三隻青蛙」一樣,開始工作前再花一點時間,根據任務的輕重緩急對其進行再次安排,確保可以先處理最重要、最有價值的事情。
「三隻青蛙」的等級是A,完成A類任務後就要開始著手B類任務,以此類推。完成不了的時候也別著急,加入第二天的清單,直到全部完成或者選擇性地刪除。
當明白前兩步後便意味著萬事俱備,只欠東風了。什麼是東風?就是完成「三隻青蛙」的時間。
「三隻青蛙」是每天(周、月、年)最具挑戰性的任務,完成它們耗時耗神,沒有一個良好的工作、學習環境很難高效率地實現。
因此,需要創造「零打擾」的時間段,顧名思義就是干擾項少的時間段。
例如早起或是提前半小時到辦公室時,關掉手機,忽略電子郵件。在規定的時間內「吃掉儘可能多的青蛙」,在此期間,必須對一切浪費時間的活動說「不」。
當別人打擾你的時候請學會說「不」,如果事情不緊急,告訴他們「現在我在忙,稍後我會主動聯繫您」。然後在今日待辦清單上加上一條:聯繫××。等到完成「三隻青蛙」的挑戰後再去集中處理即可。
總之,想要更清晰地朝目標前進,更有效率地利用好每一天,就需要把功夫用到「刀刃」上,用時間管理法則變身完成日計劃達人。
定期歸納:減少雜亂耽誤的時間
1 小馬虎,大煩惱
有一天早晨6點多,我被渴醒,起床準備接水,卻發現水卡怎麼也找不到。
錢包、書包、抽屜、衣服口袋都翻了個底朝天,折騰半小時還是一無所獲。
原本計劃早起把前天晚上沒看完的書看完,這下全浪費在找水卡上了。想到卡里還有一百多塊錢,丟了挺可惜,便打電話給後勤人員申請掛失,提交信息後去辦公室補辦。
讓人無奈的是,因為工作人員失誤,我的水卡信息在錄入時有錯,電腦一直查詢不到我的信息,最後負責補卡的工作人員直接拿出五大盒檔案讓我自己找,我把檔案翻遍才找到我的檔案。
一次疏忽大意,導致金錢(補卡費)的損失,又因補卡導致上課遲到,由此我的壞情緒也滋生了出來。冷靜下來後,我想起吉姆·蘭德爾寫的時間管理系列書籍,裡面就曾提到雜亂對於時間管理的影響。
一名合格的時間管理人士必須對時間流逝保持高度敏感,想要高效地進行時間管理就得明白自己如何利用時間,意識到自己的時間花在哪裡。
2 如何減少雜亂帶來的時間浪費
我有一個朋友,算得上是收納整理控,其程度可以用「令人髮指」來形容。跟他在一起,感覺總被各種流程式的規矩束縛。
每次和他外出,吃飯開的發票必須按照相同的折法,放在指定的位置;回到家,就算著急上廁所也得先把鑰匙放在指定位置再去解決生理需求。
起初我很不理解,覺得他的做法純屬浪費時間,可他這樣做的好處在日後逐漸顯現,在我發了瘋似的尋找某個重要文件無果時,他卻能通過電話告訴我文件的具體位置,實在讓人佩服。
流程化的生活會不會太枯燥?把所有東西都按照規定收納會不會很煩瑣?會很枯燥、很煩瑣,但是卻很高效。
時間管理有一個很重要的目的,就是把無效的時間浪費轉變成高效的時間利用。流程化的收納整理就顯得非常有必要。
你有沒有想過自己為什麼總是丟三落四?
除了生活習慣不好,這其實還跟我們的記憶力有關。
哈佛大學心理學教授丹尼爾· L.沙克特把這種「丟三落四」統稱為健忘,是注意力臨界區域出現的故障。
在把鑰匙或者水卡放在一個地方時,大腦中主管記憶的組織會拍攝一張「快照」把信息存儲下來。只有注意力比較集中的時候,「快照」才清晰,如果在放鑰匙的時候,注意力分散,存儲信息就容易出現差錯,也就記不清到底把鑰匙放在什麼地方了。
減少雜亂的五個實用方法
如何減少健忘以及意外事件導致的時間浪費?不妨聽聽這些建議。
1 做足工作、學習的準備
在開始工作、學習之前檢查所需物品是否齊全,不要等到進入工作狀態後,才突然發現工具不在身邊,起身尋找。等找到後,思路也被破壞了。所以,工作前的準備一定不能少。
2 給每件物品分配領域
簡單的歸納整理,看似煩瑣枯燥,卻在很大程度上減小了意外事件發生的機率。例如鑰匙放在門後或者床頭收納盒,要用的時候就直接去這兩個地方尋找。
其次要注意物品之間的聯繫,類似的小物品可以集中擺放,博學之人多是知識管理達人,他們為什麼可以記住大量信息,很大程度上就源自超強的知識歸納能力。
對物品的收納也可以從物品之間的聯繫開始。
如把常用物品放在一起,不常用的東西放一起。或者小物件放一起,大物件放一起。
3 及時分類處理
除了物品要按照領域分配外,信息也需要及時分類處理。很多人在微信上看到一篇好文章便隨手收藏,微博上看到一條段子,覺得很搞笑就趕緊收藏,又或是其他社交平台看到一張有用的圖片便立即下載保存。
時間一長,積累的資料也就越來越多,因為沒有分類歸納,等到需要從這堆龐大的收藏體系里快速尋找到想要的信息時,就顯得非常麻煩。
信息過載已經成為很多人的煩惱,目前比較通用的分類法則叫作MECE法則,這個法則來自麥肯錫,核心要求就是「分類之間相互獨立、完全窮盡」。
簡單來說,就是在使用MECE法則分類時,要保證各個要素之間不能有交叉,也不能有遺漏。
4 定期清理刪除
每一周,都要刪除多餘的物品,以及那些無效、過時、重複的信息。每周抽出一定時間將本周收藏的信息進行歸納,在整理的過程中加深對知識的理解,並對重要資料進行備份,以免意外的發生。
5 接受現實,避免更多的時間浪費
除了學會避免「意外事件」的發生,還要學會提高快速處理「意外事件」的能力,從而避免更糟糕的情況發生。
人們短時間內很難在專業技能上得到提升,遇到「意外事件」,依舊會顯得笨手笨腳,但在心態上,我們可以做到迅速調整。
當意外來臨時,拒絕逃避,承認意外的存在,用更積極的態度去迎接挑戰,從而避免無意義的時間浪費。
雜亂不堪是高效的大敵,也是時間管理的阻礙,培養良好的生活習慣,便可以有效避免類似「意外事件」的發生。
碎片時間:自律大人的必備武器
要說碎片時間清單就得先從碎片時間說起,什麼是碎片時間呢?
在日常的工作生活中,比預計的時間提前完成某項工作後剩下來的時間,就可以稱作碎片時間。簡單來講,碎片時間就是一些很短的時間,通常不超過15分鐘。碎片時間則多由一些「意外」造成,很難提前精準安排。
例如坐地鐵時一般都需要等待幾分鐘;約人吃飯時,對方遲到,也會被迫多出一段零碎時間。這些碎片時間原本並不在你的計劃當中,卻是構成時間的重要因素。
掌握碎片時間不僅可以減少浪費,更可以「創造」更多時間。有的人常抱怨時間不夠用,總覺得還沒做什麼一天就已過去。一邊抱怨一邊刷著朋友圈,
一邊焦慮一邊看著新劇,稍不注意,就會損失大量時間。但是在那些看似瑣碎的時間裡,可以做的事情也有很多。
1分鐘可以做什麼?1分鐘可以發個呆,可以刷條微博,發一條朋友圈,打一通電話,回復一條簡訊,處理一封郵件,做20個伏地挺身……
別小看這1分鐘,利用好它,便能做很多事情,浪費還是利用,全看自己的選擇。如果每天節省1分鐘,一年就是365分鐘,6個多小時,足夠用來閱讀一本書。同理,3分鐘、5分鐘、10分鐘都可以做很多事情,合理安排就好。
每個人的碎片時間清單都需要經過多次的調整,第一次製作時,你會發現一分鐘可以做的事情很多,事無巨細地羅列後發現整份清單看起來很龐雜,在執行的過程中掉入了選擇的煩惱里,等確定好具體做哪件事後時間已經所剩無幾。
制訂碎片時間清單第一步,學會精簡
例如我有1分鐘的時間就用來活動下身體和記帳,3分鐘的時間用來給家人打個電話,做做伏地挺身,收拾下桌子一角,碎片時間越長,選擇越多,但都必須在可控的範圍內。
表中還加入了半小時及45分鐘,嚴格意義上來講這樣的時間長度已不是碎片時間了,列出來主要是考慮遇到一些特殊情況時不至於亂了手腳,白白浪費時間。比如飛機一旦延誤,就很容易被迫多出30分鐘以上的「碎片時間」,這時如果你沒有計劃,碎片時間清單就可以幫助你快速做出選擇。
制訂碎片時間清單的第二步,給碎片時間賦予場景化
如果說對1分鐘、3分鐘的認識是模糊的,那對場景的認識應該足夠清晰,當你有一定長度的休閒時間時,很難在短時間內衡量出時間的長短。
比如記帳這件事,從打開手機軟體到完成記錄,通常不到1分鐘的時間,不妨換成等電梯的時候去記帳。
思考一下,你的碎片時間都有哪些特定的場景。
總之,要避免碎片時間清單無效,一是需要減少待辦事項的選擇,二是為不同碎片化時間製造對應場景。唯有如此,碎片時間清單才會更加有效。
碎片時間清單看似簡單卻能帶來豐富的收穫。不過需要注意的是,它只是時間管理的輔助工具,目的是在不知道要做什麼的時候,減少不必要的時間浪費,並不意味著用盡生活中的每一分鐘。
在《論人類不平等的起源與基礎》書中,盧梭指出:「自然界中很少有不平等的現象,但當今流行的不平等現象是人類在求生存和進步的過程中,人為逐漸衍形成的」。
人與人之間存在的不平等現象是必然,包括財富、知識、健康、相貌等,這是無法避免的事實,唯有時間是平等的。
管理時間,管理自己。做好當下忙碌的你。
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