假如你收到的快遞物品缺了個別物件；假如你買的東西回家才發現日期已經過期……等等等等。
像類似這樣的事情誰都有可能遇到過，我們本能直接反應就是立刻進行抱怨。
有情緒是一件很正常的事情，但是事情也分輕重緩急及大小，一味的只採取抱怨的形式，未必都能得到妥善及快速的解決，使雙方因為言辭過激，而糾纏在情緒化中持續不能走出來。
直接情緒化的表達方式，往往讓對方不能夠一下子了解事情的全貌，還未待解決，雙方就吵起來了。
如果嘗試先使用一些間接性的語言，既能表達完整自己的意思，還緩和了語氣。
不夾雜沮喪或生氣的態度，不表現出咄咄逼人的架勢，因為問題已經出現，找到最快最好的解決方案才是目標。
如果想做到這一點，就用一些專業的語言，禮貌地進行表述，當然記得語調也需要有所控制。
如果對方給你寄錯了產品，你可以這樣描述：
I』m sorry to have to say this, but you sent me the wrong item/order.
很抱歉這樣說，你們給我發錯了產品/訂單。
注意這個簡單句型：I』m sorry to say this…… 我很抱歉這麼說……
事實上你並不是真的感到很抱歉。你可以附加一句：I』m actually upset and angry, because I really wanted this today. 事實上我挺難過也有點生氣，因為本來今天就想用它的。
沒有表現的氣勢洶洶，也沒有主動去冒犯他人的意思，軟化一下目標語言，有助於在解決方案中儘快得到妥善的結果。
接下來你可以說：Perhaps there was a mistake in the order. 也許訂單中有錯誤。
這個表達，對方聽了你不是在無止境的責怪那個和你談話的人，只是描述問題，而且使用了「也許」這樣的詞彙，以上三點都能夠在投訴時表達的既禮貌又有效。