供應鏈人，你的溝通正式嗎？

昨天讀了一篇朋友推薦的文章，講的是網際網路時代，按照規範進行的正式溝通依然優於非正式溝通。雖然非正式溝通會使企業的日常運營更為順暢，但是過度依賴非正式溝通可能會損害績效。因為非正式溝通往往精確性差，可靠性差，而正式溝通則提供了任何公司都不容忽視的、特定的、關鍵的優勢。

我贊同作者的核心觀點：即相比非正式溝通，正式溝通，尤其是常規的正式溝通更有助於產生持續的績效。比如我們一年一度的供應商大會，每個季度召開的Townhall（員工大會），每個月的績效回顧等等。它在很大程度上保證了我們貫徹、執行、落地目標的一致性、節奏性並有助於及時發現問題和解決問題。而正式溝通常常伴隨著的儀式感，作用一樣不可小覷。

同時，我也做了進一步的思考，並提出如下三個方面與大家分享：

第一、如何定義正式溝通和非正式溝通？

根據百度百科的定義：

正式溝通一般指在組織系統內，依據組織明文規定的原則進行的信息傳遞與交流。例如組織與組織之間的公函來往、組織內部的文件傳達、召開會議、上下級之間的定期情報交換等。

非正式溝通，是指在正式溝通渠道以外信息的自由傳遞與交流。

非正式溝通和正式溝通不同，因為它的溝通對象、時間及內容等各方面，都是未經計劃和難以辨別的。

在相當程度內，非正式溝通的發展也是配合決策對於信息的需要的。這種途徑較正式途徑具有較大彈性，它可以是橫向流向，或是斜角流向（Diagonalflow），一般也比較迅速。在許多情況下，來自非正式溝通的信息，反而獲得接收者的重視。由於傳遞這種信息一般以口頭方式，不留證據、不負責任，許多不願通過正式溝通傳遞的信息，卻可能在非正式溝通中透露。

第二、VUCA時代下我們更需要什麼樣的溝通？

VUCA，中文發音為「烏卡」，是指我們正面對著一個易變（volatility）、不確定性（uncertainty）、複雜（complexity）和模糊（ambiguity）的世界。

溝通的目的是為了解決問題。而要解決烏卡時代下的問題，速度和結果尤為重要。

舉個例子：

前兩天綿陽連續暴雨，而我在歐洲開會，顯然無法召開正式會議。於是我毫不遲疑的在微信里建立起臨時工作組（如下圖），將綿陽工廠廠長，總部物控負責人，總部採購負責人，物流負責人以及綿陽工廠採購負責人召集在一起，了解情況，制定應對措施。

幾個小時候後，情況了解清楚，慰問函發出並收到供應商回復。情況一切良好！人員、物資、生產及送貨均得到妥善安置。於是一個既重要又緊急的事情用這種非正式的溝通方式得到了完美解決。

所以在具體場景中，我們要因地制宜的選擇合適的溝通方式，目的只有一個：以最快速度、高質量地解決問題！

順便提一下，我之所以能夠毫不遲疑的想到建立臨時微信工作組解決問題，是因為一直以來我都是這樣解決突發的臨時性問題的。而且屢試不爽。

夥伴們都是如何解決這種突發性事件的？

第三、如何更好的利用正式溝通和非正式溝通？

現實中，我們可以從如下兩個方面更好的利用正式溝通和非正式溝通：

一方面：如何兼顧正式溝通和非正式溝通，而非「魚和熊掌不可得兼」？這主要是根據事情的性質和緊急程度來決定的：比如重要又緊急的，大多數會採用正式溝通+偶爾採用非正式溝通（比如微信里拉個臨時工作群，立馬解決問題）。緊急而不重要的則大多通過非正式溝通。

另一方面，我們也應該考慮如何更有效的利用非正式溝通，讓它們在某種場景下產生正式溝通的效果。

舉個例子：

你臨時找一位同事討論工作（這通常不被認為是正式溝通），期間你們討論了一些重要的問題並達成了一些一致意見。

如何讓這個非正式溝通產生正式溝通的效果呢？

我的建議是：在事先告知對方的情況下，發一封正式的電子郵件，羅列出談到的重點，達成一致的事項以及下一步行動方案（What, When, Who），並抄送給相關人員（RACI）。這樣就能夠統一大家的認識，讓大家了解事情的進展並各司其職的開展工作。這樣就可以達到正式溝通的效果。

作者：盧山 來源：KEEP精進