2018年面向社会公开招考的文职人员已经陆续度过试用期，开始或已经完成定岗定级。定岗定级关乎每名文职人员的切身利益，与工资和各项福利待遇密不可分。而定岗定级的主要依据就是档案材料。今天，我们就为大家梳理一下档案有关常识，一定要看到最后哦。
一、什么是档案
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
1.档案的形成
档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
2.档案的本质属性
档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。
3.档案的作用
个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活，就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道，建立起个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要，这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你，对个人是肯定不利的。
4.一般情况下的档案存放和保管
存放和保管好档案是一项重要工作。至于怎样保管、在哪里保管？一般应在县(市)团级及以上的人事档案管理部门，这主要是指国家行政或事业单位的在册人员等；对于广大的农村人口一般应由乡镇户籍管理部门；对于企业单位另有规定，一般应在他的所属上级行管单位。对于大量的流动人口则另有规定。
5.文职人员的档案管理
根据新修订的《条例》，为提高档案管理使用效益，文职人员档案管理由原来的委托地方人才中介服务机构代理，调整为由军队按照规定权限统一管理，退出军队后档案移交地方。
6.文职人员人事档案的建立和管理
人事档案方面，明确新招录聘用文职人员的人事档案，由用人单位在3个月内建立；人事档案管理的任务要求和权限、职责，以及人事档案的分类和建立、收集和鉴别、整理、保管、利用、转递、信息化建设、战时管理等具体工作内容，参照现役军官档案管理有关规定执行。
7.文职人员工作档案的建立和管理
工作档案方面，明确由用人单位负责建立和管理，主要包括招录聘用、考核评价、专业技术资格评定、职务任免、岗位等级调整、教育培训、待遇保障、奖励处分、续聘竞聘、辞职辞退、解聘退休等内容材料。同时，规定文职人员工作档案应当与人事档案实施一体化管理。
二、相关档案材料
1.试用期材料
试用期材料是指在文职人员被招录后，处在试用期时，用人单位为文职人员准备的材料，包括聘用合同、政治考核表、体检表以及岗前培训鉴定材料、试用期考核意见等。此类材料一般不会缺少，即使缺某一项也便于补充。
2.综合类材料
综合材料包括文职人员的党团材料、奖惩材料、婚姻状况材料以及档案转递材料、身份证明材料等。在此类材料中最为重要的就是党团材料，一定要及时归档，否则补充起来手续非常繁琐。奖惩材料是指文职人员在原单位所获得的奖励或者惩处，可以反映文职人员在原单位的工作状态，是初步了解文职人员的参考依据之一。大部分社会人才以及高校毕业生的档案都存放在当地人才市场，在档案转递过程中务必开齐转递手续，对出现毕业生登记表、学历学位证书、就业报到证、转正定级表等主要材料不全,涉嫌弄虚作假,或者身份难以认定等情形的,不予接收档案。档案问题无小事，千万要引起大家注意，避免反复跑冤枉路。
3.工作经历材料
此类材料非常重要，是认定文职人员工作时间的重要依据。工作时间的认定，以社会保险缴费记录,或者原用人单位出具的工作证明,或者劳动人事合同为准。文职人员在原单位就职时，务必与原单位签订劳动合同或劳务派遣合同，合同上显示的时间是认定工龄的关键。有的社会用人单位跟劳动者不签或是晚签劳动合同，造成劳动者的合法权益受损，大家一定要提高注意，及时与用人单位签订劳动合同，确保劳动期限真实有效的体现在劳动合同中。部分专业技术工作者具有任职资格材料，务必将取得的资格证明和报考材料及时归档，作为认定专业技术资格的重要参考。
4.学历材料
在应聘文职人员前，大家要务必进行学历认证，确保自己的学历真实有效。学历学位要以国家有关认证机构出具的相应认证报告为准，并且，要及时将学历证书、学位证书复印存档，及时跟学校就业指导中心要就业报到证和毕业生登记表。
最后，跟大家特别强调，档案中切忌出现伪造材料，轻则可能会影响职业发展，重则可能会受到纪律处分甚至更为严重的后果。