施工前期現場簽證的管理
工程項目合同一經簽訂,現場簽證前期的準備工作就已經開始了。在投標過程中,施工預算往往是在理想狀態下編制的,沒有考慮現場特殊情況和特殊技術措施;施工管理人員往往沒有全過程參加合同條款和內容細節的起草和審訂,存在著對合同內容的理解,研究和掌握問題。為了順利進行簽證工作,施工管理人員前期應做好以下工作:
1、領會和掌握招標文件、施工合同條款和細節內容,深入工程現場,了解工程的地形、地貌,調查建設單位、監理單位的組織機構。同時也要對分包隊伍施工合同內容及其技術力量、機械設備、人員組成等情況進行研究,做到心中有數。
2、熟悉圖紙,在建設單位組織圖紙會審前,仔細審閱圖紙,了解設計圖,以便使圖紙中存在的問題及疑難之處在設計交底和變更洽商中,儘可能加以解決。
3、認真編制施工組織設計和施工方案,考慮人、物、技術的優化組合,降低成本,減少無謂的費工耗料現象。施工方案要做到文字說明清晰明了,圖示數字數據準確。根據施工方案能直接進行決算,減少決算中的二次核定和無謂的扯皮。
4、仔細編制工程施工圖預算,重點對工程量、定額計價和費用計取嚴格把關,以期為今後現場簽證提供合理依據。
5、建立和健全現場簽證的工作制度,明確相關施工人員的工作範圍和職責,防止漏簽和無效簽證。確定對分包隊伍的簽證必須與對建設單位的簽證進行對此核算的原則。
施工過程中現場簽證的管理
1、凡涉及到現場臨時發生的簽證,施工人員必須以招投標文件、施工合同和補充協議為依據,研究合同的細枝末節,熟悉定額及有關文件的詳細內容,善打「擦邊球」,將在施工現場即將發生或已經發生,而在合同條款以及投標文件中沒有明確規定的工作內容,及時以簽證的形式和建設單位、監理人員交換意見。在溝通過程中要實事求是,有理有據,以理服人,徵得他們的同意。
2、在辦理簽證過程中,施工管理人員要對現場情況了如指掌,對施工做法、工作內容以及材料使用情況要實測實量,心中有數,防止那種不了解情況的假報和冒報。這種情況相關人員的用意可能是好的,但產生的後果是很差的,一來辦不成簽證,二來使建設或監理單位覺得此人不可信,責任心不強,業務能力差,
給今後的簽證工作帶來困難,還對施工管理人員甚至企業的其它管理工作造成被動。
3、簽證本身要有效。做了很多工作做來的簽證在決算中無效,這種情況是屢見不鮮的。這就要求施工管理人員必須加強學習,提高自己的業務水平。要清楚的了解材料的預算價格、市場價格以及當地定額主管部門定期頒布的信息價格的概念及內涵,根據合同的規定,及時正確的向建設單位進行材料價格簽證;施工員要熟悉預決算知識,根據工程的實際情況進行預算外,定額外用工及費用簽證,使簽證能夠及時進入決算,不需與建設單位進行二次確定。此外簽證的簽字及蓋章等於續要齊全,符合要求。這就為順利決算奠定了基礎。
4、由於簽證涉及到與建設單位、監理單位以及分包隊伍的經濟利益關係,在簽證過程中,施工管理人員如何正確處理好與他們的關係,不僅是簽證工作本身的一個問題,而且還影響著施工過程中其它工作的順利進行。與建設單位簽證,即要堅持原則,實事求是,又要靈活處理。要動之以情,曉之以理,相互協商,耐心解釋,以多種方式進行經濟簽證。與分包隊伍的簽證,要以合同條款和預算為依據,諮詢預算人員的意見,認真核定工作量,在與建設單位簽證進行對比後及時辦理。這樣即融洽了施工企業與建設單位的工作關係,又增加了分包隊伍的信任,調動了工作的積極性。
5、在施工現場對分包隊伍的簽證,必須與建設單位簽證進行對比,這是對分包隊伍簽證的一個原則,施工管理人員必須要善始善終的堅持這個原則,嚴把現場簽證關,防止亂簽證、重複簽證。
施工完後經濟簽證的管理
施工完後經濟簽證的管理同工程決算工作同步開展,同樣重要,主要做好以下工作:
1、加強簽證的收集和整理,對分包隊伍的簽證和與建設單位的簽證都要有記錄,並按順序進行編號、對比和核對,做到與建設單位沒有漏簽,對分包隊伍沒有多簽或重複簽證,沒有糊塗帳。
2、經過整理後的簽證資料,要及時反饋給預算部門,及時進行決算。
3、對分包隊伍簽證結算價款的確定,應做到合同中已有合適單價,需按合同執行,合同中只有類似單價,可以此為基礎確定簽證價格,合同中沒有單價的情況,由分包隊伍提出單價,與對建設單位簽證對比後,確定單價。
4、嚴格現場簽證管理:現場簽證是工程建設過程中的一項經常性工作,許多工程由於簽證的不嚴肅性,給工程結算帶來非常大的麻煩,甚至給業主方帶來不少經濟損失,這方面的教訓是非常多的。嚴格現場簽證管理,首先工程技術人員必須與工程預算人員互相配合,不僅作到「隨做隨簽」,還應該作到:(1)、準確簽證必須達到量化要求,工程簽證單上的每一個字都必須表達清楚。(2)、相符簽證內容必須與實際相符。(3)、範圍簽證的內容不能超過應簽證的範圍。
在現場簽證過程中要堅持以下原則:
1 、準確計算原則:如工程量簽證要儘可能做到詳細、準確計算工程量,凡是可明確計算工程量套綜合單價(或定額單價)的內容,一般只能簽工程量而不能簽人工工日和機械台班數量。
2 、實事求是原則:如無法套用綜合單價(或定額單價)計算工程量的內容,可只簽所發生的人工工日或機械台班數量,但應嚴格把握,實際發生多少簽多少,不得將其他因素考慮進去以增大數量進行補償。
3 、及時處理原則:現場簽證不論是承包商,還是業主均應抓緊時間及時處理,以免由於時過境遷而引起不必要的糾紛,且可避免現場簽證日期與實際情況不符的現象產生。
4 、避免重複原則:在辦理簽證時,必須注意簽證單上的內容與合同承諾、設計圖紙、預算定額、費用定額、預算定額計價、工程量清單計價等所包含的內容是否有重複,對重複項目內容不得再計算簽證費用。
5 、現場跟蹤原則:為了加強管理,嚴格控制投資,凡是費用數額較大(具體額度由業主根據工程大小確定)的簽證,在費用發生之前,承包商應與現場監理人員及造價審核人員一同到現場察看。
6 、授權適度原則:分清簽證權限,加強簽證管理,簽證必須由誰來簽認,誰簽認才有效,什麼樣的形式才有效等事項必須在合同中予以明確。