SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則…認識這些詞語嘛？是不是感覺很眼熟？

可是，它們到底代表什麼呢？藉助以下簡短的介紹，你就可以快速了解這七大職場工具了。

1、SWOT分析法

• Strengths：優勢
• Weaknesses：劣勢
• Opportunities：機會
• Threats：威脅

解析：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防範可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

2、PDCA循環規則

• Plan：制定目標與計劃；
• Do：任務展開，組織實施；
• Check：對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查；
• Action：糾正偏差，對成果進行標準化，並確定新的目標，制定下一輪計劃。

解析：每一項工作，都是一個PDCA循環，都需要計劃、實施、檢查結果，並進一步進行改進，同時進入下一個循環。只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能完善每一項工作，完善自己的人生。

3、6W2H法

• What：工作的內容和達成的目標；
• Why：做這項工作的原因；
• Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人；
• When：在什麼時間、什麼時間段進行工作；
• Where：工作發生的地點；
• Which：哪一種方法或途徑；
• How：用什麼方法進行；
• How much：需要多少成本？

解析：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助於我們思路的條理化，杜絕盲目性。我們的彙報也應該用6W2H，能節約寫報告及看報告的時間。

4、SMART原則

• Specific：具體的
• Measurable：可測量的
• Attainable：可達到的
• Relevant：相關的
• Time based：時間的

解析：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。

此外，有的又如此解釋此原則：

• S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統；
• M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的；
• A代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；
• R代表現實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察；
• T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限。

5、時間管理--重要與緊急

A、重要且緊急

• 緊急狀況；
• 迫切的問題；
• 限期完成的工作；
• 你不做其他人也不能做。

B、重要不緊急

• 準備工作；
• 預防措施；
• 價值觀的澄清；
• 計劃；
• 人際關係的建立；
• 真正的再創造；
• 增進自己的能力。

C、緊急不重要

• 造成干擾的事、電話；
• 信件、報告、會議；
• 許多迫在眉捷的急事；
• 符合別人期望的事。

D、不緊急不重要

• 忙碌瑣碎的事；
• 廣告函件；
• 電話；
• 逃避性活動；
• 等待時間。

解析：優先順序=重要性*緊迫性。在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會「彈鋼琴」。

對工作要有前瞻能力，防患於未然，如果總是在忙於救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

6、任務分解法（WBS）

WBS，即Work Breakdown Structure。

如何進行WBS分解：目標任務工作活動。

WBS分解的原則：

• 將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成；
• 每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：

• 自上而下與自下而上的充分溝通；
• 一對一個別交流；
• 小組討論。

WBS分解的標準：

• 分解後的活動結構清晰；
• 邏輯上形成一個大的活動；
• 集成了所有的關鍵因素，包含臨時的里程碑和監控點；
• 所有活動全部定義清楚。

解析：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心裡有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌安排您的時間表。

7、二八原則

巴列特定律：「總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。」

按事情的「重要程度」編排事務優先次序的準則是建立在「重要的少數與瑣碎的多數」的原理的基礎上。

舉例說明：

• 80%的銷售額，源自20%的顧客；
• 80%的電話，來自20%的朋友；
• 80%的總產量，來自20%的產品；
• 80%的財富，集中在20%的人手中；

解析：這啟示我們在工作中要善於抓主要矛盾，善於從紛繁複雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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