必須要知道的十種工具「效率提升好幾倍」

2019-07-29   我要學習

01. 時間四象限


時間「四象限」法是美國的管理學家科維提出的時間管理理論,把工作按照重要和緊急兩個程度進行了劃分,基本上可以分為四個「象限」(見下圖)。



四象限法,應該是時間管理中最廣為人知的方法了。但你真的理解對了四象限法嗎?

它將一天裡所有任務,按照緊急性和重要性兩個維度,分為四個象限:

  • 重要且緊急:立刻去做。
  • 重要但不緊急:安排固定時間去做。
  • 緊急但不重要:儘量請別人去做。
  • 不緊急也不重要:不做。


很少有人對這套分類方式提出質疑,但不知你有沒有意識到:為什麼在我們的待辦清單里,會出現「不重要」的事項呢?

換言之:一件事如果「不重要」,那不做也不會有什麼後果(否則就是重要),為什麼要考慮它?

問題在於:這裡的「重要」是一個很模糊的概念,它真正的意思是「有價值」。

有價值意味著,一件事做完後,能幫你增進經驗、獲得提升、收穫回報。

四象限法的本質其實是:緊急,代表「別人希望/需要你去做」;有價值,代表「我自己想做」。

當然,「有價值-緊急」的分類(術語叫做艾森豪矩陣),本身也未必是最好的分類方法。不過,至少比廣受誤解的「重要-緊急」要更好。

新四象限法,和傳統四象限表格一樣,表格也由四部分組成,只是每個象限的內容發生了變化。

更多新四象法內容,點擊下方連結:

還說自己沒時間,這些「時間管理」的方法都用過嗎?


02. PDCA


上世紀80年代,日本豐田公司憑藉美國高管戴明先生的PDCA工作法,一舉成為全球汽車巨頭,PDCA工作法也從此風靡全球。

PDCA只有簡單的4步,分別是:計劃(Plan)執行(Do)檢查(Check)調整(Action)。

PDCA看起來是一個環,但實際上是層層嵌套的「大環套小環」結構(見下圖),能產生巨大的「規模效應」:所有PDCA不僅包含自身上一層面的PDCA,同時也包含著把自身細化的下一個層面的PDCA。



看起來去很簡單,其實一點不簡單。

它的應用是一個永無止境的過程,認真履行PDCA的人都能領悟到一點,就是自身的成長永無止境。

而且PDCA適用於所有問題、所有對象。小到人際關係、戀愛關係,大到培養興趣愛好、處理上下級關係、時間管理……PDCA都能發揮出巨大威力。

想更多了解PDCA的應用,可以點擊下發連結:

PDCA工作術這麼高效,你真的不了解一下?


03.魚骨圖分析法(五M因素分析法)


魚骨圖是由日本管理大師石川馨先生髮展出來的,故又稱石川圖。該圖是一種發現問題「根本原因」的方法,也可以稱之為「因果圖」。同時魚骨圖分析法也被稱為「5M因素法」。




圖中的5個方面就象魚的「主刺」一樣,每個主刺上還有很多的小刺,這些小刺就是與主刺相關的問題,來構成了一條難以下咽的魚骨頭,如果不拔掉,一不小心就會卡住喉嚨,讓人痛苦不堪。

培訓項目應從5M角度規避這些問題,詳情點擊下方連結:

影響培訓項目效果的5個關鍵因素(深度好文)


04.SMART原則


該原則由管理學大師彼得·杜拉克於1954年首先提出,SMART原則是目標管理的方法之一,能夠有效地進行成員的組織與目標的制定和控制,進而達到更好的工作績效。

S代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統。

案例:本年末基本達成銷售計劃

問題:基本完成並不是一個具體目標

正確方式:截止2018年12月31日,公司銷售計劃達成率≥95%


M代表可度量(Measurable),指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的。

案例:修改總包合同

問題:修改合同沒有明確到何種程度,目標結果模稜兩可。

正確方式:修改完成總包單位《XXX合同》,或修改總包單位《XXX合同》提交至主管領導審批。


A代表可實現(Attainable),指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標。

案例:兩日內,確保招聘到崗10名基層員工,並完成崗前培訓

問題:目標完成難度巨大,完成的可能性較低

正確方式:全力開展招聘工作,一周內按編制使空崗率≤1%


R代表相關性(relevant),指目標必須和其他目標具有相關性。

例如因為工作目標的設定,是要和崗位職責相關聯的,不能越級或跨崗位職責。

T代表有時限(time bound),注重完成績效指標的特定期限。

案例:XX項目XX地塊項目回款2億元

問題:沒有時間限制,考核無法執行

正確方式:例如2018年5月31日前,XX項目XX地塊回款2億元。

無論是制定團隊目標還是個人績效目標,在制定過程中都應該對照SMART原則去規範目標管理。

05. 思維導圖


思維導圖」是一種應用於記憶、學習、思考等的有效思維模式,利於人腦的擴散思維的展開。一種非常有用的思維工具,其創始人是東尼·博贊(Tony Buzan),他因此以大腦先生聞名國際是將思想圖像化的技巧。


現在,人們對思維導圖的需求與應用也越來越全面。

小到員工的日常工作,大到企業的危機處理,思維導圖無處不在。

  • 激活大腦
  • 讓知識點結構化
  • 課程開發更加方便快捷
  • 輕鬆進行會議復盤
  • 提升組織學習能力


思維導圖如何畫?思維導圖如何應用?更多詳情,點擊下方連結:

擅用思維導圖,讓你的學習效率提高10倍

如何用思維導圖找到一份可以奮鬥一生的事業?

我是這樣用思維導圖,一年讀透150本書!

06.STAR法則


Situation:交代案例的背景、時間、地點、涉及的人物、事件和起因。

Task:明確要面對的任務,聚焦問題的難點。

Action:當事人採取的主要行動步驟、細節以及做出行動的依據。

Result:採取行動後帶來的結果,對事件後期產生的影響。



案例解析的經典工具模型很多,但真正基於企業業務需求的卻很少。

STAR法則是目前企業面試過程中常用的工具之一,但同樣適用於培訓案例解析,其關鍵是要在運用時對工具進行內化,真正匹配企業案例解析的需求。

經驗的萃取,離不開好的案例項目。那麼,優秀的案例如何甄選?問題設計如何把握?場景如何解析?通過以下「四步走」指南,就可以將這些難題逐一攻破。

  • 基於需求,甄選案例
  • 提前溝通,設計問題
  • 圍繞場景,拆解STAR
  • 成果沉澱,共享輸出

工作場景中,幾乎每天都會產生案例,但優秀案例的輸出,不僅需要恰當的總結方法,更需要合適的解析工具。

運用STAR法則,高效萃取案例,讓學員在體驗與思考中獲得知識的積累,在運用與實踐中傳遞並複製經驗。

詳細操作步驟,點擊下方連結:

運用STAR法則,高效萃取案例


07. 4D 領導力


一個坐標四個維度八項行為,4-D系統提供經過20多年驗證的科學的思想、方法論和工具。

「4D卓越領導力」是具有全球影響力的經典項目,由世界最高科研機構美國宇航局(NASA)歷經10年開發而成。

4D項目以NASA的項目團隊、技術團隊、經營管理團隊等為對象,通過對500多個團隊的測評、培訓、教練和長期跟蹤研究創造的世界級的團隊成果提升方法。其效果和業績得到業界一致認可,2007年獲得美國ICF(國際教練聯盟)教練大獎。




領導者可以讓團隊社會背景顯形,根據情境調頻人們的心智模式,運用激勵人們行動的八項標準行為。

  • 通過不斷練習之後靈活發揮,成為「團體冠軍教練」、「交響樂團指揮」
  • 成為兼顧關注人、成就事的全面領導者
  • 成為掌握大格局、小細節的卓越管理者
  • 行成一個高效和諧有競爭力、能定期清理「毒素」的團隊生態系統幫助組織短時間內迅速大面積地認知轉變、團隊協同、戰略落地、產出結果
  • 讓企業的運營實現最理想的價值產出和商業結果,健康永續發展

拓展閱讀:人才盤點4D模型,你的管理能用到

08. ADDIE


1975年,美國佛羅里達州立大學的兩位教授在教學設計大師加涅(Gagne)的幫助下,為美國陸軍設計了一個課程開發模型,因為包含五個要素——分析(Analyze)、設計(Design)、開發(Develop)、實施(Implement)、評估與控制(Evaluate & Control),因此被稱為ADDIE模型(圖表1)。



ADDIE模型當中的五個階段,是一個線性的、單向的過程。

ADDIE模型具有三個優點。

第一,系統性。ADDIE模型為確定培訓需求、設計和開發培訓內容、實施和評估培訓提供了一種系統化流程,其最大的特點是將以上五個步驟綜合起來考慮,避免了培訓的片面性。

第二,針對性。針對培訓需求來設計和開發培訓項目,避免了培訓的盲目性。通過需求分析,滿足組織發展需求和員工的個性化需求。

第三,保障性。通過對各個環節進行及時有效的評估,來保障課程開發質量。

而ADDIE與SAM的差別是什麼?應該選哪一個呢?

是線性模型好,還是疊代模型好呢?

更多關於ADDIE和SAM,點擊下方連結:

ATD | 38頁PPT詳解,ADDIE、SAM、AGILE,到底選誰?

從今天起,不要再糾結ADDIE和SAM的生生死死了!


09.ORID


ORID,又稱焦點討論法,由美國教育暨文化局(Cultural Affairs)開發並推行,是一種通過動態遞進形式,引導學員逐漸找到關鍵要點,並制定行動方案的結構化匯談方法。

ORID具體可分為客觀性(Objective)、反應性(Reflective)、詮釋性(Interpretive)、決定性(Decisional)四個部分,每一部分都有其對應的轉化阻礙和工具(見下方圖表1)。




在培訓效果轉化中,存在著人的認知和行動特徵雙重阻礙。

認知具有選擇性吸收和沙漏式遺忘兩種先天性缺陷,行動也在習慣的改變和行動的拖延上存在問題。

針對以上阻礙,我們可以通過ORID方法實現培訓效果轉化。

更多ORID方法操作步驟,點擊下方連結:

乾貨 | 用ORID促進培訓效果轉化!


10.6D法則

6D法則"是美國Fort Hill公司開發的一套高效學習項目設計方法 ,這套方法論和應用工具,指導培訓管理者將培訓、學習與發展項目轉化為企業期望的商業收益,特別是在學習轉化、績效支持方面給出了非常實用的理論陳述和方法指導。

該方法提供了一套完整、系統的學習發展設計流程,包括6個步驟,每個步驟分別以第一個單詞的第一個字母「D」開頭,稱之為「6D法則」。該步驟分別是:

  • D1:界定業務收益(Define Business Outcomes)
  • D2:設計完整體驗(Design Complete Experience)
  • D3:引導學以致用(Deliver for Application)
  • D4:推動學習轉化(Drive Learning Transfer)
  • D5:實施績效支持(Deploy Performance Support)
  • D6:評估學習結果(Document Results)



如何使培訓密切地貼近業務,一直是企業內部的培訓管理者面臨的一個難題。而6D法則(見上圖)恰恰為解決這個問題提供了一套系統且完整的方法和工具。