时近年末，想必各位财务人员又投身于年终决算、各类审核检查等阶段性总结工作中了。回首这一年，各企业是否都有被税务机关征询“请贵公司就某类支出做合理性解释”的经历呢？例如，贵公司取得餐费发票金额较大，但业务招待费在企业所得税汇算中调整金额远小于取票金额，请做合理解释。
随时金三系统的全面上线及不断完善，增值税发票在上下游企业间流转轨迹清晰可见。而增值税发票是企业列支某项费用的唯一条件吗？今天小编就跟大家说说我们的理解。
企业所得税法第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出准予在计算应纳税所得额时扣除。同时，国家税务总局2018年28号公告《企业所得税税前扣除凭证管理办法》明确，税前扣除凭证按照来源分为内部凭证和外部凭证。其中内部凭证是指企业自制用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。内部凭证的填制和使用应当符合国家会计法律、法规等相关规定。外部凭证是指企业发生经营活动和其他事项时，从其他单位、个人取得的用于证明其支出发生的凭证，包括但不限于发票（包括纸质发票和电子发票）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
可见，从税收政策上看，税前扣除凭证不仅指发票，还包括来自于企业内部外部的各类凭证，小编将其统称为支撑性材料，主旨是据其证明此类业务的真实合理性。
那么，不同类型的费用，企业应准备哪些支撑材料呢？下面我们分别举例说明：
企业购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，仅仅以发票就能放心大胆的进行税前扣除，那还是远远不够的。比如，有些企业人员不多，但办公用品列支金额巨大，此时就应该拿出相关证据说明这些办公用品列支出的相关性、真实性以及合理性。
结合实务，我们认为采购合同、付款单据、实物资产的入库单、等均属重要凭证。同时，发票日期和发票金额是否与采购合同对应、是否有采购审批手续、质量验收合格证明、出入库验收手续、是否舍近求远采购、以及成本费用率是否明显超过行业合理水平等也是非常值得关注的要点。
业务招待费是指企业为生产经营业务活动的需要而合理开支的招待费用，强调的是“招待”二字，还有一般是招待外部人员。所以，企业招待费列支主要应关注是否有逐级审核签批，是否列明发生的原因、性质、目的、用途、对象，大额发票是否有消费具体情况，包括就餐人数等信息。
在这里，小编提示，以下餐费与招待费有所不同呦！
“出差途中符合标准的餐费”这是差旅费；
“员工年终聚餐、平日工作午餐费、加班费”这是福利费；
“员工培训时合规的餐费”这是职工教育经费；
“企业管理人员在宾馆开会发生的餐费”这是会议费；
“企业开董事会”发生的餐费这是会议费；
实务中，大家要说明以上餐费非同招待费，当然应该准备相关的资料，例如与差旅相关，应有差旅费报销规定，明确餐费标准，且附差旅情况说明。与会议相关，则应附会议相关情况说明及标准等等。
广告宣传是很多企业非常重要的一项支出，但实务中容易与招待费划不清界线。众所周知，招待费可税前扣除的限额远低于广告宣传费。那么，实务中除取得广告宣传类发票外，企业还应提供什么支撑性资料说明此支出非招待费支出呢？
例如，银行为存储客户、信用卡用品赠送纪念品，我们认为，如果这些纪念品上印有本行名称、企业LOGO、活动标识以及电话、地址、联系人等，则更具广告宣传性质，同时配以宣传活动说明、预算、目标等支撑性材料可更充分的说明其合理性。否则，这些纪念品则难以判断是否为赠送客户的礼品，按招待费处理。
好啦，小编列示了以上几项争议较大的费用支出，希望能给大家一些实际帮助。也欢迎大家随时分享实务中的点滴心得。
合同是判断租金支出合理性的重要依据，故建议各企业针对租赁合同给予特别关注，例如房屋租赁合同，所列期间是否与取得发票，以及列支租金期间相对应。
关于差旅费报销，各企业管理不尽相同，但相同之处即在于报销人应说明差旅的整体情况，包括但不限于出差事由、往返交通、用餐和住宿情况等。这其中涉及不同报销标准，结合中央八项规定，企业也应有内部的规定，例如，交通工具仓位标准、用餐住宿每人每天（顿）限额等。如果标准不清或无说明材料，企业列支大量差旅费，则显得空洞无凭，很容易让人联想到公费旅游等非正常经营支出喽。
企业在生产经营过程中，组织召开各类会议十分常见，相应列支会议费本属正常，但其中的餐费、办公用品等却日渐成为税务、审计关注的重点。为了证明其列支的合理性，建议企业准备会议通知、会议预算、参会人员名单、签到表、会议现场图片等资料作为支撑，说明所列餐费、办公用品与会议直接相关，并非招待性支出。
随着公务用车的大幅减少，各企业中普遍存在着私车公用的情况。为了弥补员工此项支出，很多企业在一定规范内为员工报销加油费。那么，就会出现企业没有公车或公车很少，但却列支一定数量汽油费的情况。此时，企业如能拿出与员工的用车协议、以及报销汽油费标准、里程记录、公务事由等相关材料，此费用列支的合理性则更具说服力。
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