時近年末，想必各位財務人員又投身於年終決算、各類審核檢查等階段性總結工作中了。回首這一年，各企業是否都有被稅務機關徵詢「請貴公司就某類支出做合理性解釋」的經歷呢？例如，貴公司取得餐費發票金額較大，但業務招待費在企業所得稅彙算中調整金額遠小於取票金額，請做合理解釋。

隨時金三系統的全面上線及不斷完善，增值稅發票在上下游企業間流轉軌跡清晰可見。而增值稅發票是企業列支某項費用的唯一條件嗎？今天小編就跟大家說說我們的理解。

企業所得稅法第八條規定，企業實際發生的與取得收入有關的、合理的支出准予在計算應納稅所得額時扣除。同時，國家稅務總局2018年28號公告《企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法》明確，稅前扣除憑證按照來源分為內部憑證和外部憑證。其中內部憑證是指企業自製用於成本、費用、損失和其他支出核算的會計原始憑證。內部憑證的填制和使用應當符合國家會計法律、法規等相關規定。外部憑證是指企業發生經營活動和其他事項時，從其他單位、個人取得的用於證明其支出發生的憑證，包括但不限於發票（包括紙質發票和電子發票）、財政票據、完稅憑證、收款憑證、分割單等。

可見，從稅收政策上看，稅前扣除憑證不僅指發票，還包括來自於企業內部外部的各類憑證，小編將其統稱為支撐性材料，主旨是據其證明此類業務的真實合理性。

那麼，不同類型的費用，企業應準備哪些支撐材料呢？下面我們分別舉例說明：

1.實物資產採購

企業購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等，僅僅以發票就能放心大膽的進行稅前扣除，那還是遠遠不夠的。比如，有些企業人員不多，但辦公用品列支金額巨大，此時就應該拿出相關證據說明這些辦公用品列支出的相關性、真實性以及合理性。

結合實務，我們認為採購合同、付款單據、實物資產的入庫單、等均屬重要憑證。同時，發票日期和發票金額是否與採購合同對應、是否有採購審批手續、質量驗收合格證明、出入庫驗收手續、是否捨近求遠採購、以及成本費用率是否明顯超過行業合理水平等也是非常值得關注的要點。

2.業務招待費

業務招待費是指企業為生產經營業務活動的需要而合理開支的招待費用，強調的是「招待」二字，還有一般是招待外部人員。所以，企業招待費列支主要應關注是否有逐級審核簽批，是否列明發生的原因、性質、目的、用途、對象，大額發票是否有消費具體情況，包括就餐人數等信息。

在這裡，小編提示，以下餐費與招待費有所不同呦！

「出差途中符合標準的餐費」這是差旅費；

「員工年終聚餐、平日工作午餐費、加班費」這是福利費；

「員工培訓時合規的餐費」這是職工教育經費；

「企業管理人員在賓館開會發生的餐費」這是會議費；

「企業開董事會」發生的餐費這是會議費；

實務中，大家要說明以上餐費非同招待費，當然應該準備相關的資料，例如與差旅相關，應有差旅費報銷規定，明確餐費標準，且附差旅情況說明。與會議相關，則應附會議相關情況說明及標準等等。

3.廣告及業務宣傳費

廣告宣傳是很多企業非常重要的一項支出，但實務中容易與招待費劃不清界線。眾所周知，招待費可稅前扣除的限額遠低於廣告宣傳費。那麼，實務中除取得廣告宣傳類發票外，企業還應提供什麼支撐性資料說明此支出非招待費支出呢？

例如，銀行為存儲客戶、信用卡用品贈送紀念品，我們認為，如果這些紀念品上印有本行名稱、企業LOGO、活動標識以及電話、地址、聯繫人等，則更具廣告宣傳性質，同時配以宣傳活動說明、預算、目標等支撐性材料可更充分的說明其合理性。否則，這些紀念品則難以判斷是否為贈送客戶的禮品，按招待費處理。

好啦，小編列示了以上幾項爭議較大的費用支出，希望能給大家一些實際幫助。也歡迎大家隨時分享實務中的點滴心得。

4.租賃費

合同是判斷租金支出合理性的重要依據，故建議各企業針對租賃合同給予特別關注，例如房屋租賃合同，所列期間是否與取得發票，以及列支租金期間相對應。

5.差旅費

關於差旅費報銷，各企業管理不盡相同，但相同之處即在於報銷人應說明差旅的整體情況，包括但不限於出差事由、往返交通、用餐和住宿情況等。這其中涉及不同報銷標準，結合中央八項規定，企業也應有內部的規定，例如，交通工具倉位標準、用餐住宿每人每天（頓）限額等。如果標準不清或無說明材料，企業列支大量差旅費，則顯得空洞無憑，很容易讓人聯想到公費旅遊等非正常經營支出嘍。

6.會議費

企業在生產經營過程中，組織召開各類會議十分常見，相應列支會議費本屬正常，但其中的餐費、辦公用品等卻日漸成為稅務、審計關注的重點。為了證明其列支的合理性，建議企業準備會議通知、會議預算、參會人員名單、簽到表、會議現場圖片等資料作為支撐，說明所列餐費、辦公用品與會議直接相關，並非招待性支出。

7.汽油費

隨著公務用車的大幅減少，各企業中普遍存在著私車公用的情況。為了彌補員工此項支出，很多企業在一定規範內為員工報銷加油費。那麼，就會出現企業沒有公車或公車很少，但卻列支一定數量汽油費的情況。此時，企業如能拿出與員工的用車協議、以及報銷汽油費標準、里程記錄、公務事由等相關材料，此費用列支的合理性則更具說服力。

如果您覺得文章有幫助，請點擊右上角「+關注」，每天及時獲取實用好文章！

「理個稅」提供最專業個稅資訊及籌劃與綜合管理服務。