在信息技術的影響下，辦公逐漸倡導無紙化、電子化，越來越多的文件會存儲在電腦里。雖然這確實便利，但也出現了下面這些讓人「頭痛」的問題：
- 想找一個文件卻不知道放在哪裡
- 想到家裡辦公，卻忘記拷貝文件
- 文件更新後，卻找不到之前的版本
……
對於這些問題，其實都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢？
今天，就跟大家講講如何通過 WPS，零門檻上手文件管理，快速找到想要的文件。
01
文件管理的四個重點
電腦中浩如煙海的文件，也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學問，很多人會基於實際場景需求，總結出屬於各種各樣的方法和習慣。
但事實上，都離不開以下 4 點：
下面我們將結合上圖提及的 4 點，為大家解構如何用 WPS 實現初步的文件管理。
02
善用高效的首頁，解決備份和同步
在 WPS 2019 中，全新的首頁有著「最近打開、個人中心」2 個快捷欄，它們將幫助你快速上手最基礎的文件管理。
如若將文檔備份至 雲文檔，那麼便能充分發揮文件管理功能。
給文件加星標
如果需要經常打開一些文件，你可以選中已上傳到雲文檔的文件，右鍵單擊選擇「添加星標」。
添加後，便能直接在首頁「最近打開」的 星標中快速打開，不需要再花費時間尋找。
（添加好星標後，便能在左側「星標」找到文件）
敲重點！給文件添加「星標」的行為，將會自動備份到 WPS 帳號之中。
也就意味著，無論你換到任何電腦、手機，只要登錄同一帳號，便能直接快速查看、編輯，解決重要文件不知道放哪裡的煩惱。
（手機上，點擊上方的星標也能查看）
實時同步的文件夾管理
在 WPS「雲文檔」中，你可以直接新建文件夾，並支持將文件移動至文件夾中，方便直接對文件進行分類。
而這些管理好的文件夾，將會保存至 WPS 帳號；即便切換至不同設備，也將保持一致。
以我自身工作為例，我可以將工作分為多個不同方向的文檔，即便臨時有事，也能在路上/ 在家裡直接登錄 WPS 查看、編輯，不再受限於公司辦公電腦。
值得一提的是，不同設備間打開過的文檔，WPS 「雲文檔」會創建一個以設備名稱命名的文件夾自動加密備份，防止意外退出導致文件丟失，也進一步實現跨設備辦公。
你可以點擊 WPS 左側的「雲文檔」，可看到文件夾「我的設備」，點擊便能看到不同設備的子文件夾。
此外，WPS 2019 還支持給文件夾創建快捷訪問方式——常用。
僅需在雲文檔中，右鍵單擊文件夾，選擇「固定到常用」後，該文件夾便能在首頁面板中快速訪問。
（即便切換設備，登錄帳號後，該設置也能同步）
02
用雲文檔，解決繁瑣的命名
對於絕大多數用戶而言，文件管理的難點是「文件命名」，而更大的難點則是對同一個文件、不同版本的命名。
比如說：我們編輯好一份文檔後，總會需要經過給領導同事檢查，接著再根據修改意見反覆修改、反覆檢查......
這種時候，對這類文件的命名方式便會影響到後續查找（有時候自己本人也會分不清！！）
但如果你選擇使用 WPS 雲文檔，那麼便不會存在上述的問題了，因為給同一文件、不同版本的命名已經用更科學的辦法「歷史版本」解決了。
你不再需要反覆保存文檔，直接就能根據修改意見進行編輯，WPS 雲文檔都將會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人。
（點擊雲文檔的任一文件，即可看到「歷史版本」）
更酷的是，文件的所有版本點擊皆可預覽，也支持直接導出、恢復。不需要對文件重複命名，WPS 雲文檔「歷史版本」就能自動幫你搞定！
（100+個版本，也能完全備份存儲）
03
快速搜索、分類搜索，皆可快速搞定
文件管理的目的，便是在需要時能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕鬆實現。
用「搜索框」搞定快速搜索
在快速搜索方面，WPS 2019 首頁提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱，即可快速找到文件及所在的位置。
倘若將文件備份至 雲文檔，WPS 會員用戶還能使用「全文檢索」功能，僅需在搜索框中輸入關鍵詞，不僅能快速找到相關的文件名稱，還能看到文檔正文內容中含有關鍵詞的文件。
具體如下圖所示：
分類搜索善用「篩選」
辦公文件格式十分多樣，常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對文檔進行分類查找，WPS 2019 提供了「篩選」功能。
僅需在首頁中點擊「篩選」，即可讓文件以不同的格式進行排列：
最後，我們來總結下，在 WPS 中開啟「雲文檔」功能，便可充分實踐文件管理的 4 點要領：
- 備份和同步：善用星標、雲文檔文件夾
- 合理命名：使用雲文檔的「歷史版本」
- 快速搜索：使用首頁「搜索框」快速定位
- 分類搜索：善用首頁的「篩選」
……
今天的文章就到此結束啦~如果你還沒有良好的文件管理習慣，那麼建議你使用 WPS 2019 的上述功能，杜絕再出現關鍵時刻找不到文件的狀況。