0.篇首語(寫作原因)
因為業務量的擴大部門今年過完年破例補充了幾個新人,攻城獅日常難免要總結些數據之類的,PPT和EXCEL每天都不離手,剛畢業的學生WORD玩的不錯,但是日常基礎EXCEL技能水平實在不足.部門內的一位EXCEL大佬茶餘飯後偶爾提點這幾個新人,我就當作記錄員記錄了下來,整理成一篇簡單的文章分享給大家.內容可能還算比較粗淺,EXCEL大神們可以跳過正文直達評論區,小白用戶可以看一看.本篇文章純屬拋磚引玉,大家有好多技巧也可以評論區留言進行分析.
1.基礎操作-快速選擇
相信很多朋友看過這樣一條新聞《美國小哥用9分鐘一直按下鍵測試Excel是否有盡頭》,Hunter Hobbs按照鍵花了九個小時發現EXCEL 最大的行/列為1,048,576.
如果他先看了本篇文章,那麼他一秒就能得到這個答案,下面劃重點我們記住幾個操作.世界上最遠的距離就是你在A1而我在XFD1048576,如果上天再給我一次機會我一定用快捷鍵早點找到你.
1.1快速移到最後位置
選中空白單元, CTRL+///:直達1048576
1.2快速移動到有數據單元格區域尾部
在有數據的單元格, CTRL+///:直達最後一個有數據的單元格,媽媽再也不擔心我滾壞滑鼠滾輪了.
1.3快速選中有數據的單元格
在有數據的單元格, CTRL+SHIFT+///:快速選中所有有數據的行/列/區域.
1.4快速填充
日常處理數據經常會用到快速填充,比如下圖Data=SQRT(AN+1)*3,如果手動拖拉費時費力,直接雙擊單元格右下角即可快速填充.
1.5快速移至指定單元格
在研究其他人表格的時候,經常需要跳轉到特定單元格,這裡我們需要記住一個快捷鍵CTRL+G,然後輸入想要跳轉的單元格行號列號(比如D1999)即可快速跳轉.
2.快速比較兩列數據
日常經常要比較兩列數據的不同,如果用眼睛或者函數去比較太過麻煩,這裡選中兩列數據後使用快捷鍵CTRL+\\,不同的數據就會被選中.如果想標記這不同的數據,
3.一鍵生成圖表
有時候有一些簡單的數據隨手想生成圖表,選擇對應區域後使用快捷鍵ALT+F1,一鍵幫你生成圖表.
4.善用條件格式
日常整理數據時候,你是希望看到下圖左邊繁雜的數據,還算右側數據按顏色填充清楚的加以區分呢?這裡推薦大家善用條件格式來篩選數據
Excel自帶了一些常見的條件格式,大家也可以自定義相關規則.
例如我們想突出排名前十學生的成績,那麼利用條件格式-最前/最後規則-設定填充顏色即可凸顯數值在前十的單元格.合理的應用調節格式可以極大的提升數據處理的速度以及表格的可讀性,大家可以多嘗試不同的規則/自定義規則.
5. LEFT RIGHT MID
EXCEL中我們經常會遇到需要從文本中抓取數據的情況,這個時候LEFT,RIGHT,MID函數就非常值得使用了.
5.1LEFT函數
首先是LEFT函數,顧名思義LEFT函數實現的是對指定文本,從左邊向右連續取[num_chars]個值.
5.2RIGHT函數
接著是RIGHT函數,與LEFT函數相反RIGHT函數實現的是對指定文本,從右邊向左連續取[num_chars]個值.
5.3MID函數
最後介紹的MID函數可以對指定文本從任意字數(start_num)開始自左向右取指定個數(num_chars)的文本.
6.善用分列
在處理數據/從其他文檔(例如pdf)拷貝數據到excel的時候,經常會遇到數據全部在一個單元格內需要處理的情況.這時候我們使用數據-分列可以快速的對把數據按分隔符/寬度分列到不同的單元格內方便後續處理.
分列完成的數據效果
7.絕對引用
在使用快速填充的時候,有些單元格是需要變化的而有些單元格是不需要變化的,對於不需要變化的單元格我們需要加$來設定為絕對引用.比如下圖的公式納稅額是使用工資列*係數,這裡我們輸入公式的時候需要輸入為=MXX*$J$14,這樣在拖動/複製時$J$14是絕對引用不會發生變化.
這裡要留個題目給大家思考下,$J$14,J$14,$J14這三個用法有什麼區別呢?大家不妨動手試一試.
8.IF函數
在實際應用中我們可能會遇到需要進行邏輯判斷的情況,比如當20/N<5時輸出A,20/N大於5時輸出B,這個時候我們就需要使用到IF函數.
IF logic_test為真輸出Ture Value
IF logic_test為假輸出False Value
9.VLOOKUP
Excel種我們經常需要從一定範圍的table_array查找特定值,比如我想從下列序列中找到對應南京27號的氣溫,那麼這時候就要祭出新手入門EXCEL必學的VLOOKUP函數了.
VLOOKUP函數有四個輸入,分別是:
lookup_value 想要查找的值
table_array 查找區域
col_index 取值的列數
[range_look]=TURE近似匹配/FALSE精確匹配
比如我要查找南京(L7),表格範圍為(F6:I6),27號在第三列(3),精確查找(FALSE),所以我輸入的公式為VLOOKUP(L7,F6:I6,3,FALSE)
10.善於學習
很多時候遇到問題/模式化的日常工作更多的要通過學習來解決問題,比如每天都要做的表格能否通過VBA/數據透視圖分析等高階的方法來解決,在學習的路上善用搜尋引擎和學習別人做好的表格是最快的方法.
在學習別人表格時候經常要查看單元格之間的關係,這個時候大家可以善用公式-追蹤引用單元格/追蹤叢屬單元格來理清思路.
結束語
生活和工作就是一個不斷學習的過程,三人行必有我師焉,希望本篇文章種提到的各種技巧對大家有所幫助.也希望大家在評論區能夠分享自己的經驗與技巧,讓本篇文章起到拋磚引玉的效果.祝願大家熟練運用EXCEL提高工作效率,升職加薪準點下班.
最後謝謝大家的觀看,希望大家踴躍點贊收藏評論,我們下次再見.