2018年面向社會公開招考的文職人員已經陸續度過試用期，開始或已經完成定崗定級。定崗定級關乎每名文職人員的切身利益，與工資和各項福利待遇密不可分。而定崗定級的主要依據就是檔案材料。今天，我們就為大家梳理一下檔案有關常識，一定要看到最後哦。
一、什麼是檔案
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：「國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。」
1.檔案的形成
檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。
2.檔案的本質屬性
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。
3.檔案的作用
個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道，建立起個人檔案既是工作的需要，也是社會的需要，更是一個人在社會上工作和生活的需要，這是單位或企業了解一個人的重要手段。沒有檔案的人當然就不便於單位或企業了解你，對個人是肯定不利的。
4.一般情況下的檔案存放和保管
存放和保管好檔案是一項重要工作。至於怎樣保管、在哪裡保管？一般應在縣(市)團級及以上的人事檔案管理部門，這主要是指國家行政或事業單位的在冊人員等；對於廣大的農村人口一般應由鄉鎮戶籍管理部門；對於企業單位另有規定，一般應在他的所屬上級行管單位。對於大量的流動人口則另有規定。
5.文職人員的檔案管理
根據新修訂的《條例》，為提高檔案管理使用效益，文職人員檔案管理由原來的委託地方人才中介服務機構代理，調整為由軍隊按照規定權限統一管理，退出軍隊後檔案移交地方。
6.文職人員人事檔案的建立和管理
人事檔案方面，明確新招錄聘用文職人員的人事檔案，由用人單位在3個月內建立；人事檔案管理的任務要求和權限、職責，以及人事檔案的分類和建立、收集和鑑別、整理、保管、利用、轉遞、信息化建設、戰時管理等具體工作內容，參照現役軍官檔案管理有關規定執行。
7.文職人員工作檔案的建立和管理
工作檔案方面，明確由用人單位負責建立和管理，主要包括招錄聘用、考核評價、專業技術資格評定、職務任免、崗位等級調整、教育培訓、待遇保障、獎勵處分、續聘競聘、辭職辭退、解聘退休等內容材料。同時，規定文職人員工作檔案應當與人事檔案實施一體化管理。
二、相關檔案材料
1.試用期材料
試用期材料是指在文職人員被招錄後，處在試用期時，用人單位為文職人員準備的材料，包括聘用合同、政治考核表、體檢表以及崗前培訓鑑定材料、試用期考核意見等。此類材料一般不會缺少，即使缺某一項也便於補充。
2.綜合類材料
綜合材料包括文職人員的黨團材料、獎懲材料、婚姻狀況材料以及檔案轉遞材料、身份證明材料等。在此類材料中最為重要的就是黨團材料，一定要及時歸檔，否則補充起來手續非常繁瑣。獎懲材料是指文職人員在原單位所獲得的獎勵或者懲處，可以反映文職人員在原單位的工作狀態，是初步了解文職人員的參考依據之一。大部分社會人才以及高校畢業生的檔案都存放在當地人才市場，在檔案轉遞過程中務必開齊轉遞手續，對出現畢業生登記表、學歷學位證書、就業報到證、轉正定級表等主要材料不全,涉嫌弄虛作假,或者身份難以認定等情形的,不予接收檔案。檔案問題無小事，千萬要引起大家注意，避免反覆跑冤枉路。
3.工作經歷材料
此類材料非常重要，是認定文職人員工作時間的重要依據。工作時間的認定，以社會保險繳費記錄,或者原用人單位出具的工作證明,或者勞動人事合同為準。文職人員在原單位就職時，務必與原單位簽訂勞動合同或勞務派遣合同，合同上顯示的時間是認定工齡的關鍵。有的社會用人單位跟勞動者不簽或是晚簽勞動合同，造成勞動者的合法權益受損，大家一定要提高注意，及時與用人單位簽訂勞動合同，確保勞動期限真實有效的體現在勞動合同中。部分專業技術工作者具有任職資格材料，務必將取得的資格證明和報考材料及時歸檔，作為認定專業技術資格的重要參考。
4.學歷材料
在應聘文職人員前，大家要務必進行學歷認證，確保自己的學歷真實有效。學歷學位要以國家有關認證機構出具的相應認證報告為準，並且，要及時將學歷證書、學位證書複印存檔，及時跟學校就業指導中心要就業報到證和畢業生登記表。
最後，跟大家特彆強調，檔案中切忌出現偽造材料，輕則可能會影響職業發展，重則可能會受到紀律處分甚至更為嚴重的後果。