作為班組長，該如何管理自己的時間？

1、明確目標

1.1　明確目標的重要性

作為班組長要有明確的目標，因為當一個人沒有明確目標的時候，自己不知道該怎麼做，別人也沒辦法幫助你。當然，目標要看得見、夠得著，才能成為一個有效的目標，才會形成動力，幫助你獲得自己想要的結果。

猶如以下案例中的查德威克一樣，當她看得見她的目標時，她就堅持到底而且成功了，而當她看不到目標時則失敗了。

案例：

1952年7月4日清晨，加利福尼亞海岸起了濃霧。在海岸以西21英里的卡塔林納島上，一個43歲的女人準備從太平洋游向加州海岸，她叫費羅倫絲·查德威克。

那天早晨，霧很大，海水凍得她身體發麻，她幾乎看不到護送她的船。時間一分一秒地過去了，成千上萬的人在電視上看著她。有幾次，鯊魚靠近了她，被人開槍嚇跑了。

15個小時之後，她又累又凍得發麻，她知道自己不能再遊了，就叫人拉她上船。她的母親和教練在另一條船上，他們都告訴她海岸很近了，叫她不要放棄，但她朝加州海岸望去，除了濃霧什麼也沒看不到……

其實，人們拉她上船的地點，距離加州海岸只有半英里！後來她說，令她半途而廢的不是疲勞，也不是寒冷，而是因為她在濃霧中看不到目標。

查德威克一生中也就只有這一次因為看不到目的地沒有成功。

1.2　如何確定目標

作為班組長，你要確定你的目標是看得見夠得著的，不要定得太高也不要太低。另外，一個人的目標與企業的目標越保持一致，他的潛能發揮就越大，就越有發展。

我們來看看以下的案例。

案例：

有個人經過一個建築工地，問那裡的石匠們在幹什麼？三個石匠有三種不同的回答。

第一個石匠回答：「我在做養家餬口的事，混口飯吃。」

第二個石匠回答：「我在做整個國家最出色的石匠工作。」

第三個石匠回答：「我正在建造一座大教堂。」

三個石匠的回答給出了三種不同的目標。

第一個石匠說自己做石匠是為了養家餬口，這是短期目標導向的人，只考慮自己的生存需求，沒有大的抱負；

第二個石匠說自己做石匠是為了成為全國最出色的匠人，這是職能思維導向的人，做工作時只考慮本職工作，只考慮自己要成為什麼樣的人，很少考慮組織的要求；

第三個石匠的回答說出了目標的真諦，這是經營思維導向的人。

作為班組長，要學習第三個石匠，思考目標的時候要把自己的工作和企業的目標關聯，從企業價值的角度看待自己的發展，這樣你才會獲得更大的發展。

成功等於目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。你必須把今年度4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃行動。

2、有計劃、有組織地進行工作

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把班組長工作的目標正確地分解成工作計劃，通過採取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。具體可按以下方法來做。

（1）將有聯繫的工作進行分類整理。

（2）將整理好的各類事務按流程或者輕重緩急來加以排列。

（3）按排列順序來逐個地處理。

（4）為制定上述方案安排一個安靜考慮的時間。

（5）由於工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到哪些工作應該按什麼次序進行，哪些工作是可以同時進行的。

有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，班組長在採取行動時一定要記住：切實執行你的計劃和創意，以便發揮它的價值，因為不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收穫；執行時應準確估計困難，做好各項準備，並在執行過程因環境、條件的改變而及時調整。

3、分清工作的輕重緩急

在日常生活中，行事次序的方式主要有以下各種，班組長可以先了解一下自己平時喜歡用哪種方式。

（1）先做喜歡做的事，然後再做不喜歡做的事。

（2）先做熟悉的事，然後再做不熟悉的事。

（3）先做容易的事，然後再做難做的事。

（4）先做只需花費少量時間即可做好的事，然後再做需要花費大量時間才能做好的事。

（5）先處理資料齊全的事，然後再處理資料不全的事。

（6）先做已排定時間的事，然後再做未排定時間的事。

（7）先做經過計劃的事，然後再做未經計劃的事。

（8）先做別人的事，然後再做自己的事。

（9）先做緊迫的事，然後再做不緊迫的事。

（10）先做有趣的事，再做枯燥的事。

（11）先做易於完成的整件事或易於告一段落的事，然後再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。

（12）先做自己所尊敬的人或與自己關係密切有利害關係的人所拜託的事，然後再做其他人所拜託的事。

（13）先做已發生的事，再做未發生的事。

以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效時間管理的要求。

班組長既然以「目標的實現」為導向，那麼在一系列以實現目標為依據的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理、哪些可以拖後處理、哪些甚至不予處理呢？

作為班組長，一定要記住：處理事情優先次序的判斷依據是事情的「重要程度」。「重要程度」是指對實現目標的貢獻大小。當然，班組長同時也要考慮事情的「緩急程度」，也就是說，在考慮行事的先後順序時，應先考慮事情的「輕重」，再考慮事情的「緩急」。

在班組的日常管理中，班組長應先處理重要而緊急的事情，這才是正確的行事方式。

4、合理地分配時間

合理地分配時間就是要運用巴列特定律（也稱80∶20原理）來管理自己的時間。巴列特定律是指80%的時間花在重要的事情上，20%的時間花在煩瑣的小事上。

80∶20原理對班組長的重要啟示是避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你為這些小事花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花在重要的少數事情上，因為做好了這些重要的少數事情，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。

掌握重點可以讓班組長的工作計劃不致偏差。因為一旦一項工作計劃必須在危急的情況下完成時，犯錯的機率就會增加。班組長就很容易陷在日常瑣碎的事情處理中。但是有效進行時間管理的人、有效做計劃的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最好的效果。

5、與別人的時間相互協調

人類的任何組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性，而班組長作為社會或是企業中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯繫。在這種情況下，班組長需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。

認清並適應企業的節奏性與周期性是成功的要素。作為班組長，也許你擁有很好的現場改善的構想，但是如果你在生產已經開始、各部門的工作已排得滿負荷的時候才提出你的構想，很可能你就要等到生產任務不是很緊時（這可能在幾個月後），構想才會被慎重考慮，甚至可能會扔到垃圾桶里去。

同樣地，當班組長需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門的人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等的約定，否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外。

作為班組長，冷靜下來想一想，你是不是也在經常抱怨外部的打擾（電話、來訪等），既然如此，你是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協作，這樣就可以少一份慌亂、多一份從容。

6、制定規則、遵守紀律

「沒有規矩，不成方圓」，因為有紀律，才有秩序。在時間管理中，班組長同樣要強調紀律與規則。

制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下3個方面。

（1）在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應於何時截止。

（2）即使沒有規定截止的具體日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。

（3）由於不得已的原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯繫，將影響縮小在最小範圍內。

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