一些朋友在辦公時生成的文檔體積非常大，這樣既不方便分享，打開速度也非常慢。下面筆者介紹一些為文檔瘦身的方法。
方法1：轉換文件類型
微軟從Office 2007開始使用了.docx、.xlsx等文檔格式，這些其實是壓縮格式，可以有效地減小文檔的體積。如果是用Office 2007之前的版本創建的辦公文檔體積較大，那麼只要使用Office 2007之後的版本，比如使用Word 2016打開，然後依次點擊「文件另存為」，在「保存類型」下選擇「Word文檔（*.docx）」，即可對文檔壓縮保存（圖1）。
注意：如果沒有特別說明，所有舉例的操作均適用於Word、Excel和PowerPoint。
方法2：壓縮圖片
1.對所有圖片統一壓縮
對於包含較多圖片的文檔，圖片會占用大量的空間，保存時可以選擇再次壓縮以減小文檔的體積。以PowerPoint 2019操作為例，如果文檔只是用於網頁展示，在另存文檔時，在保存窗口中依次點擊「工具壓縮圖片」，在打開的窗口中勾選「刪除圖片的剪裁區域」，並在「解析度」下選擇「Web（150ppi）：適用於網頁和投影儀」，這樣保存後既可以減小文檔的體積，又不會影響文檔的顯示質量（圖2）。
2.只對指定圖片壓縮
上面的操作是針對文檔中所有圖片做統一格式的壓縮，在實際使用中還可以根據實際需要單獨對圖片壓縮。比如對於小尺寸圖片壓縮可能會影響顯示質量，可以只對高清圖片壓縮。在文檔中選中需要壓縮的圖片，依次點擊「圖片工具壓縮圖片」，在彈出的窗口中勾選「僅應用於此圖片」，解析度選擇「Web（150ppi）：適用於網頁和投影儀」，點擊「確定」即可（圖3）。可以依次對每張圖片單獨做不同的壓縮設置，壓縮效果是實時生效的，最後按照正常方式保存為PPTX文件即可（無需再像圖2那樣選擇「工具壓縮圖片」）。
方法3：表格文檔瘦身
在表格文檔中，一些不可見的對象、重複樣式、空白單元格等都會占用文檔的存儲空間，但刪除這些元素又不會影響文檔的閱讀。在Excel 2019中，可以通過「Inquire」插件來清除。依次點擊「開發工具COM加載項」，然後在打開的列表中勾選「Inquire」加載項，點擊「確定」。返回Excel窗口並依次點擊「Inquire清除多餘的單元格格式」，在打開的窗口中將「應用於」選擇為「全部工作表」，點擊「確定」按鈕，即可刪除所有多餘的單元格格式（圖4）。
小提示：
如果生成的Excel文件最終不需要插入的圖表、圖片或者其他形狀，那麼可以在Excel窗口中按下F5鍵，接著點擊「定位」，在打開的窗口中選擇「對象」，這樣可以快速地將圖表、圖片等全部選中。最後將它們全部刪除並保存即可。
使用WPS的用戶，可以利用「文件瘦身」功能對不必要的元素加以刪除。啟動該組件後可以看到WPS會對文檔的不可見對象、重複樣式等進行檢測，按提示勾選所有需要刪除的內容，點擊「開始瘦身」即可（圖5）。
方法4：重新編輯文檔
雖然PowerPoint 2007之後的版本生成的文檔是壓縮格式的PPTX文檔，但是對於在文檔中插入的視頻卻不會壓縮，如插入視頻大小是20MB，保存後在PPTX中視頻仍然占用這個空間。如果需要減小PPTX文檔的體積，還可以對壓縮包視頻文件再次壓縮或者編輯。比如某份同事已經製作好的文檔a.pptx，其中插入了多個視頻導致文檔體積過大，現在可以壓縮其中的視頻。以在PowerPoint 2019中操作為例，假設文檔保存在桌面中。
1. 解壓文件
先將桌面中的a.pptx重命名為a.zip，然後將其中的所有文件解壓到「d:\qq」文件夾下備用。繼續打開「d:\qq\ppt\media」，其中的media1.mp4就是在PPT中插入的視頻，可以看到其大小是20MB（圖6）。
2. 壓制視頻文件
到「https://www.onlinedown.net/soft/566891.htm」下載「小丸工具箱」，啟動該程序後點擊「視頻」選項卡，選擇「d:\qq\ppt\media\media1.mp4」，勾選「保持原解析度」，其他參數選擇默認，最後點擊「壓制」按鈕（圖7）。
3. 重新壓縮文件
完成文件的壓制後可以看到，軟體將插入的視頻從20MB壓縮到了427KB，這樣就大大減少了視頻空間的占用（圖8）。然後將media1.mp4刪除，並將media1_x264.mp4重命名為media1.mp4，繼續將「D:\qq」中的所有文件重新壓縮為a.zip，最後再將a.zip重命名為a.pptx，即完成了瘦身。當然，如果是新建的PPTX文檔，也可以將視頻先壓縮後再插入使用。