1

先提一個問題：

我們認為一個人工作有效率，指的是什麼？

大家有沒有發現，一個詞即使非常常用，如果不把含義清晰地澄清一下，可能會出現這種情況：大家談的其實是三種不同的「效率」。

【1】合理按質完成工作；

【2】比平均值高；

【3】遠遠比平均值高

那麼到底什麼是「效率」？

在項目管理裡面，有一個說法——項目管理三角形。指的是成本，質量和進度。

那麼問題就來了，一個項目能不能同時滿足成本最低，質量最優，進度最快？

學過項目管理的朋友會知道：在這三個維度裡面，我們最多兩個維度最優，而不能全部最優。

也就是說，如果你要確保一件事質量非常高，一般都會帶來成本增加、進度延長，這才是符合我們工作經驗的。而如果你想一件事快點趕完，往往會帶來質量隱患。

所以我們談效率，其實是指：

在一定質量和成本預期下，達到合理的水平，就是有效率。

正因為很多人不理解這句話，才會對「效率」有錯誤的理解。

什麼是平均值？——不談質量和成本的平均值，等於是瞎攀比。

什麼是遠高於平均值？高於30%？——只比時間進度，不比質量和成本是不行的。

2

來做一個思考題。

一個新人，做微信公號，花了七天時間，寫了一篇10萬+爆款文。

一個老人，做微信公號，花了六天時間，寫了一篇10萬+爆款文。

誰效率高？

如果你看懂了上面的部分，你應該得到了正確答案：因為新人成本低，所以都是10萬+的情況下，新人效率高。

我猜大家過去談效率，是不是簡單比某件時間完成的速度？

如果簡單比完成工作的時間進度，會製造不必要的焦慮。

效率指在一段時間內的同等質量產出多少，而不是簡單統計做完某件事情誰更快。

某些事情做得快，和最終結果好不好，不一樣。

所以很多人看到別人英語學習快，但是沒有看到這裡面很多人也學得淺，考試還是不如只會笨笨背單詞的人。

小孩子才比快慢，成年人只比收益。

3

還是剛才的案例，繼續思考。

一個新人，一周一篇10萬+爆款文，有時候帶貨，有時候完全不帶貨。

一個老人，一周一篇8萬+爆款文，篇篇都穩定帶貨。

誰效率高？

這次的答案又可能是老人了。

假設你是老闆，在文章轉化率一樣的情況下。你們是不是會優先錄取篇篇8萬+的老人，而不是不穩定的10萬+新人？

當然大家又開始計算新人的潛力，新人的工資成本......也許將來新人成本更低呢，他會成長啊。

大家看到這裡，也應該開始有點多維度意識了。但是你們過去是這樣思考效率的嗎？

工作效率偶爾很高不重要，穩定發揮比發揮最高狀態更重要，因為可以預期的工作效率才能被管理。

而我們思考效率，太被時間快慢束縛了。

4

看到這裡，有沒有感覺我們一起擊破了一個很大的認知誤區？

有人說，我把每天要做的事情，按照清單的方式一個一個列在紙上，做完一件事情就劃掉一個，但是每天還是做不完，效率比較低，應該如何改正呢？

大家覺得，這樣的人一定是工作效率低嗎？

其實他可能是他們公司工作效率最高的人，只不過能者多勞，被過多工作壓垮了。

所以作為老闆，我一般不認為工作做不完就是效率低，很可能是工作安排不合理或者自我預期過高。比如我們公司事情總是做不完的人，好像是我。

所以我一般很少談談效率，而更多和大家聊目標管理、情緒管理、精力管理，甚至日程管理。時間管理和很多軟技能不一樣，需要提升認知才能改變。

所以如果你覺得自己效率低，我建議去看看你的同事單位時間完成的工作產出，是不是比你高，高再說效率的問題。

5

如果我找不到對標呢，或者身邊沒有對標，該如何優化自己的工作效率呢？

按前面的分析，我會把自己的工作效率分解為——

投入時間，完成質量，花費成本，產出穩定性，增長潛力，專業口碑....是不是可以一個一個環節去思考如何優化，爭取達到更好的水平？

理解了嗎？和運動員一樣，把工作動作分解成一系列指標，要麼局部疊代，要麼整體優化，把運動水平從一個台階上升到另一個台階。

舉個例子：如果我告訴各位我日更30分鐘就寫完了，效率高不高？

要是沒讀這篇文章，你們會怎麼看？——大神，秋葉老師果然是大神，我一天能寫一篇就不錯了。

讀了這篇文章，你再來看，就不會以時間這一個標準來看——一般而言30分鐘寫的質量肯定不高，其實效率很低；而認真寫的閱讀量高，轉化率高，寫得雖然費時，但效率更高。

現在你理解如何對標了吧？

【1】即便是不如你的人，也許也會有某個指標比你好，你還可以優化。

【2】如果身邊沒有比自己強的人，自己分解自己的因素，自己優化。

【3】再就是走出去，去高手那裡學習圍觀，近距離看別人的工作效率。

6

給你10個點，試著養成習慣看看

一．保證充足睡眠

首當其衝當然是睡眠質量了。

睡眠在我們生活中占據相當重要的地位，至少占了一天1/3的時間，可見睡眠是不能應付的。 保證充足的睡眠，不僅能恢復當天體力，更能為第二天提供充沛的精力，為高效工作提供了精神保障。

只有身體、大腦得到充分的休息，我們才能有旺盛的精力投入到工作中，才能提高工作效率。

二．學會勞逸結合

接著就是不能一味的埋頭工作。

就像老牛拉犁一樣，人的體能是有限的，大腦也需要休息。超負荷的工作只會降低工作效率，產生事倍功半的反效果。 工作時要為自己保留彈性工作時間，才能更好地投入工作當中。不會休息就不會工作，要學會適當的放鬆下。

工作期間要適當抽空站起來活動個15分鐘，喝杯水，聽聽音樂，看看窗外，讓緊繃的身心放鬆下來再繼續衝刺。

三．提前做好計劃

俗話說得好，一年之計在於春，一日之計在於晨。

一個好的計劃，能夠讓我們的工作事半功倍。例如，每日進入辦公室的第一件事就是為自己指定一個工作計劃，做一個工作列表。將一天內要完成的工作羅列出來，並具體到完成的時間，使自己有一定的壓迫感，儘快地完成工作。

除了日計劃外，還要學會延伸推廣，相應地制定周計劃，月計劃，年計劃，使自己的工作有目的有方向地進行，自然而然工作效率就上來了。

四．懂得分清緩急

制定計劃後還要學會將工作分輕重先後來進行。

工作中不是所有的事都必須立即著手，但一定有事是不做不行的，一定要分清楚輕重緩急，一一辦理。不要亂了次序，不分主次，該做的事做不好，不應急做的事做了也是閒置。 把每日需要做的具體工作按照輕重緩急排列，先處理緊急的工作，再處理重要的工作，最後處理簡單、緩慢的日常工作。

另外，可以將相似的工作排在一起，便于思維。

五．高效處理郵件

而工作中不可或缺的就是那些繁多又重要的工作郵件了。

某些電子郵件在打開附件時需要花很長時間，這給郵件使用者帶來時間的浪費。

六．避免外界干擾

此外，在工作中難免會遇到很多狀況，怎樣繼續保持很重要，一定要記住「清理好現場」。

不要在辦公桌上擺著與工作無關的東西，例如零食，廣告海報，或者是桌面的休閒小遊戲和購物網站；適當的休息是必要的，但是過分的休息就會形成拖延；將吸引自己眼球的音樂軟體，視頻軟體，聊天軟體都統統關閉起來！

七．經常補充能量

除了律己之後，還有學會自我增值，要抽空多學習知識，尤其是跟工作相關的專業知識。

只有不斷更新知識，不斷學習新事物，才能更有效的應對日新月異的職場問題，處理高難度的工作難題，才能提高工作的應對能力，才能比別人更優秀，比別人更有效率。

八．尋找最佳狀態

還有一點很重要的是要掌握自己的生物鐘。

找到自己在一天內最佳狀態的時間段，利用這段時間集中精力完成重要或需要創意的工作。最好還要將自己設定在一個比較安靜的環境，外在條件加上自身狀態，真的能夠提高工作效率，甚至達到意料不到的效果。 當然還有自己好好調整下狀態。

感覺自己的狀態很好時，工作的積極性就很高，要抓緊視角多做些工作；狀態不是很好時，例如精神很萎靡或者沒睡好，就讓自己適當休息一會，等狀態好了再進行工作。

九．合理髮泄情緒

俗話說得好，每個月總有那麼幾天~所以無論當你在生活或是工作上有了不良的情緒，請及時發泄出來，別傷了身心又耽誤了工作。

1.當自己不開心的時候學會適度的放鬆自己，深呼吸無疑是放鬆自己的一種很好的方法，深呼吸可以很好的放鬆情緒，減輕壓力。

2.K歌也可以有效的緩解壓力，起到情緒發泄的作用。當心情不開心時可以約三五好友找個KTV盡情的去放鬆自己，釋放出自己心裡的壓力。

3.心情不好是進行一些有氧運動也是一個很不錯的選擇，比如爬爬山，打打球，跑跑步等，通過運動可以提高人的精氣神，也可以很好發泄情緒。

十．及時回顧總結

總結能力不錯的人會總結工作經驗，簡化工作步驟，得到一套簡潔有效的方案，從而達到快捷高效的結果。相比埋頭實幹，巧幹的優秀的總結者當然更勝一籌。每天下班前，回想下自己當天的計劃，看自己是否完成，如果沒有完成哪些工作沒有完成、為什麼沒完成、是否需要每天繼續努力完成。

有所思、有所想的人才稱得上是有思想的人，不善於總結，就沒有機會認識自己，就無法查漏補缺，讓自己進步。

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