辦公室工作要講技巧，不要被重複的工作累垮了
有些事明明沒有意義，但不能不做，就需要講方法
早上同事說，上周五下班前幾分鐘，接到某主管部門的傳真，需要一份材料，而且是周一早上八點就要，沒辦法，就只能周末加班趕材料。這種事情在我們這種企業貌似十分常見，主管部門總會在下班前或者放假前發通知，要求提供材料，大家都習以為常了，每周五臨下班的半個小時就會等著傳真。
更神奇的是，這些部門發的通知，需要辦理的事務都是非常著急的，半夜下通知，早上要結果非常多。有的甚至下發通知與要結果的時間不超過二十分鐘，而且還要實際調研。更有一些要結果的截止時間比通知下發還要早。以至於今天發了一份傳真過來，上面寫著「急件」兩個字，但是要結果是元旦之後上班第一天的早八點，大家反而覺得沒什麼著急的了。
習慣了媒體的那種自由、高效工作之後，在企業辦公室，面對各種傳真、通知和出不完的資料，真有點不適應，也搞不懂。前幾天一個在國外生活的朋友回來，聊起工作，她說，以為我們企業辦公室應該是喝茶看報的工作。我說你是沒見過我們公司的情況。當然也不只是我們公司，同行業的另一家兄弟公司，一個辦公室工作人員居然被這些材料折騰到了中度抑鬱症了。這種現狀國外的朋友不懂，連我在媒體工作十幾年，接觸過各種各樣企業的也不懂。
但是工作來了，有不爽但是還要做。這就需要將一定的工作方式了。就如同早上同事發牢騷說，他一早把材料送去之後，主管部門又說方案有修改，材料要重新準備。他當場就「呵呵」了，但他還不敢「呵呵」，只能回來繼續修改。這種現狀是很多企業的一種現狀，很多企業的主要工作不在經營上，而在應付各種考核上，高負荷但低價值的工作讓企業發展艱難。比如我身後的文件櫃，放了近百盒文件，其中業務合同不到一盒，大多都是文件、通知。
其實大多數材料都是反覆使用的，甚至有很多材料，都是大同小異的。但是由於上級部門的名目太多，就不得不根據這些不同名頭進行修改。近日某部門對企業及企業領導進行了十幾項檢查、考評，但大部分內容都是重複的，只能根據各自的需要，進行反覆組合。
曾和朋友說，要是設計一個軟體，來專門生成這種材料，或許是很有市場的。其實這個一點都不難，只要把各相關內容設置成條目，存入資料庫中，需要的時候直接分批抓取就好了。沒有這種軟體，其實也可以做到，將平時的文件進行細緻的歸類，建立樹狀目錄，在需要使用的時候，進行按要求提取，或許可以有事半功倍的效果。因為有很多材料都是條條框框程式化的，只要對上就好，除了應付檢查，沒有實際價值，沒有必要被這些東西浪費時間，更別把自己累垮了，逼瘋了。
靜心簡語2019.12.31.16：10於漢中（原創作品，嚴禁侵權）