工作彙報是職場必修之課,一份好的工作彙報,可以讓職場人脫穎而出。但許多人混跡職場多年,依舊做不好工作彙報。
一位知名房企的物業經理賴某曾和老王聊到過這樣一件事,賴某是一位轉業軍人,已經在公司任職多年,從安保人員做到了項目物業經理,可他在經理的崗位鍛鍊許久,遲遲沒有得到晉升。
老王與賴某討論後,方知問題所在,原來賴某的工作彙報有時候包含內容太多,高層聽得索然無味;有時候賴某的彙報內容又太少,高層領導覺得他的彙報不用心。總而言之,工作彙報可能成為賴某晉升道路上的最大阻礙。
許多職場人和賴某一樣,在彙報工作時存在短板,以至於遲遲無法升職加薪。可事實上,許多東西都有相應的技巧與法門,當你掌握了這些方法,便會發現事半功倍,輕鬆許多。
彙報工作亦是如此,掌握了技巧之後,便可以輕鬆讓領導滿意,給自己的職場之路帶來更多的機遇。
老王根據多年的職場經驗,總結出以下5種在彙報中的使用技巧,或許能讓你脫穎而出:
1、高度重視領導布置的工作
下屬工作的重要職責,便是及時向領導彙報其安排工作的進展情況或結果。
領導聽取下屬的彙報後,才能具體了解某項工作的進展情況,從而把控全局,產生新的工作思路。除此之外,領導還可以通過工作彙報了解下屬的工作情況、工作能力,實踐是檢驗人才的標準。彙報與聽取彙報,是下屬與領導雙向交流的過程,其重要程度不言而喻。
所以領導布置的工作任務,一定要及時反饋。處理領導交代的事項,老王總結出「三個基本,三種彙報方式。」
「三個基本」意思便是處理領導交代事項的三個基本環節:
第一步是接受任務;
第二步是辦理落實;
第三步是彙報與反饋。
「三種彙報方式」即根據領導布置任務的複雜程度,選擇不同的彙報方式:
第一種是電話彙報,這類彙報針對的工作內容要相對簡單,或者只需彙報結果的工作;
第二種是微信、簡訊彙報,這類彙報針對的是時間緊急而無法當面彙報的情況;
第三種是當面彙報,這類彙報針對的是比較複雜的工作情況。
要想做好彙報,首先得在思想上重視起來,然後認真落實,在工作的過程中及時有效彙報,才能取得領導的認可。
2、把握彙報的時機
彙報工作不僅要把握好時機及時彙報,還得學會抓住領導的空檔,見縫插針的彙報。切忌不要在領導最繁忙、最緊張的時候去「湊熱鬧」,否則便會在領導處留下沒眼力勁的印象。
針對領導布置的任務,老王建議以下3種情況可以向領導進行彙報:
1)領導交代的任務已經落實時,要及時給領導彙報結果。
只有這樣,才能讓領導放心,聽取領導對下一步工作的要求與建議。才能有利於改進工作的方法,提高工作的效率。
2)長線工作取得初步成效或完成一個階段工作時。
此時,要給領導進行彙報。這樣便於領導做出指導,提出新要求,然後安排下一步的工作。
3)領導交代的工作在自己落實過程中遇到無法協調的問題時。
這個時候及時給領導彙報,讓領導掌握情況,然後迅速思考,做出判斷,從而尋求解決方案。
除此之外,老王針對不同的時間段,給大家劃出一些雷區,避免大家踩坑:
1、一天之中,最合適的彙報時間。
一般情況下,不要在上班半小時內和下班半小時內去找領導彙報工作。
上班半小時,領導剛進入辦公室,你便急急忙忙去找他彙報,有種催促領導的感覺,領導可能會在心理上產生些許反感。更何況領導剛來辦公室,有可能還沒進入工作狀態,這種情況下屬報告的東西領導有效接受的占比可能不會太高。
2、一周之內的工作,最合適的彙報時間。
一件長期的工作,要在截止時間之前,適當留有預期,可以選擇在中後期進行彙報。
比如某地產集團營銷總周一接到上級安排要做一個活動方案,需要在下周一周例會進行彙報。老王建議在周三下午、周四上午左右向領導進行彙報。
3、長期工作,階段性彙報
在面臨這種長期工作時,比如地產項目的首開方案,一般製作周期較長。老王建議這類工作要先明確分幾個階段開展,每個階段結束後,及時向上級彙報;如果沒有分階段,彙報者要根據工作進度或工作量,分階段向上級進行彙報。
4、突出重點
向上級領導彙報之時,要有重點,抓住領導關注點,分析哪些地方要概括,哪些地方要詳細,處理好宏觀與微觀兩方面的結合。
老王建議彙報者要掂量輕重,對於領導關注度高、牽扯麵廣的工作,要做詳細彙報;一般的事項,只彙報辦理結果即可,不需要面面俱到;困難事項,分析存在困難的原因,以及自己的解決方案,給領導進行選擇,不要把問題直接丟給領導。
5、條理清晰
彙報工作之時,條理要清晰,不要想到哪裡就說到哪裡。任何一件事都要有規劃,有謀略。
老王建議彙報者做彙報前要先提綱挈領、綱舉目張、條分縷析、要言不煩;然後琢磨領導可能會問什麼,提前做好準備;打個草稿,重點、要點事項提前列好。
6、功過是否莫在意
向領導彙報工作時,有時候可能會被領導批評,很多時候,大家會下意識推脫責任。有功勞的時候,大家都喜歡把功勞算在自己的頭上。
老王認為,職場之上,不管是出現失誤還是做出好成績,都是常有之事,千萬不要利慾薰心,攬功避過。否則一定會被領導看穿,影響日後的職場晉升之路。
寫在最後
以上五個彙報的實用技巧,相信大家只要認真實踐,做出來的彙報一定會得到領導的認可,早日實現升職加薪的夢想。