有獎｜少數派每天都在用的這個軟體，怎麼讓我們「提前下班」

當然，我們將多維表格和 Excel 類比，最主要的原因在於，和恨不得把所有選項都堆在工具欄的 Excel 不同，多維表格默認狀態下的介面更清爽，功能和體驗卻沒有因此打折。

舉個例子，傳統表格的行與列，在多維表格中對應的概念是記錄與欄位。當很多職場人還在糾結行高、列寬設置的時候，多維表格直接將 Excel 中操作繁瑣、甚至常常誕生出笑話的文本格式菜單簡化成了更加好用的欄位類型設置：

事實上，多維表格很有可能比你更懂 Excel 那些讓人頭疼的痛點：公式輸入是直接集成可選的、附件是可以直接往記錄中添加的；那些你自己都搞不明白條件和過濾的篩選需求，也是可以直接將欄位類型設置成「查找引用」，然後藉助更加直觀、清爽的圖形化介面快速生成的。

▍漂亮的數據加工，不懂開發也能做

對大多數行業來說，有業務就會產生數據，這些數據可以是用於分析、復盤的成果，也可以是用於管理、推動其它工作的參考。即便在「找外包公司開發應用 > 解決需求」這種傳統情況下，除了現金我們也得額外向別人提供足夠的數據才能讓各種各樣系統跑起來。而數據的最佳歸宿正是表格。

所以我們也可以從這個原點出發理解飛書多維表格： 以往我們將數據整理進 Excel 表格交付給各種開發團隊，現在我們用同樣的思路將數據裝進飛書文檔，然後多維表格將數據加工成我們需要的各種「應用」。

除了對晦澀、繁複的傳統表格功能進行重新梳理，多維表格在數據加工這件事情上也做到了「人如其名」，同樣一份數據，在多維表格中我們可以最多五種不同的方式進行「解讀」：團隊內部的任務數據可以轉換為更加直觀的看板，需要嚴格按照時間和開發周期推動的項目數據更適合用甘特圖來追蹤，需要分發、填寫和回收的數據不妨做成表單，銷售、運營等數據需求則更推薦用儀錶盤來進行呈現。

如果原始表格視圖已經是精心整理過的，這種從數據到視圖的轉換過程則大多是一鍵的。即便涉及到手動調整，我們也可以直接拖拽、移動，指哪改哪兒，用幾乎沒有任何開發難度和上手門檻的方式進行直觀、符合直覺的後期調整。

前期數據的處理、應用框架的搭建、後台代碼的編寫、前台樣式的設計……表格原本是枯燥的，多維表格將這些工作用傻瓜式、交互式的系統串聯起來之後，最終體驗就變得不太一樣了。

當然了，作為飛書生態內的表格工具，多維表格的另一大優勢、同時也是少數派內部最為看重的一點，自然就是與飛書其它模塊的整合與聯動了。看板的任務分配、甘特圖的到期提醒、知識庫文檔的無縫關聯、跨組數據的跨表格關聯……這些細節，我們將在接下來的實例中為大家展開。

▍需要實例？少數派是這麼用的

01團隊管理

經歷過一次意外的「刪庫跑路」之後，編輯部便將負責選題收集和稿件跟進的任務看板從 Trello 遷移到了飛書多維表格。

多維表格完全能夠滿足編輯部對看板工具的主要需求。通過自定義不同的欄位類型，我們根據少數派網站首頁文章的實際情況，為看板卡片增加各種清晰、明了的狀態標籤，包括文章是什麼類型、現在是什麼狀態、截稿日期和發布時間各是什麼時候、是否需要配合進行客戶端推送等等。

配合恰當的卡片配置，編輯們在無需點開卡片詳情的情況下就能快速獲取到每個選題及稿件的當前情況，遇到需要新增的欄位類型時，也可以非常方便地直接在卡片配置中進行添加；遇到需要分配給特定成員完成的任務，只需要通過「人員」欄位類型和細緻的提醒設置功能，便能將看板與飛書直接關聯起來，整套體驗都不會跳出飛書之外。

值得一提的是，多維表格此前上線的關聯表格數據功能也非常實用，我們也藉助這個功能將作者名單和選題看板關聯了起來。具體而言，只需在選題看板中新增「關聯數據」這一欄位類型，然後將數據來源選定為表格中的作者名單數據，即可實現作者數據在表格和看板之間的關聯選擇。對編輯而言，也能直接在任務卡片上看到另一份數據表中的情況，包括當前負責寫作的作者是誰、最近有沒有其它稿件任務、擅長寫作的題材都有啥……

除了選題任務和日常排稿的運作，同事們偶爾也會在一些相對獨立的任務中選擇用甘特圖而不是看板。在甘特圖視圖下，單個任務的起止時間和持續周期更加直觀，非常適合那些需要嚴格把控時間節點、統籌不同任務推進狀況的項目，在活動策劃方案中插入甘特圖也更易於客戶理解，很容易給人留下有條理、組織能力強的好印象。

至於剛上線不久的儀錶盤，則是為復盤、演示這類重可視化效果的場景準備的。在編輯部，我們直接導入網站後台生成的當月首頁文章 CSV 表格數據，然後根據不同的展示需求，利用多維表格的儀錶盤功能生成各種圖表：

儀錶盤生成的圖表牆支持拖拽和網格大小自定義，稍加排列，就能生成一個集數字統計和折線、柱狀、餅狀圖表為一體的儀錶盤頁面。因為儀錶盤數據本身是與表格數據所關聯的，表格內容有更新、刪減時，數據變化也能直接反映在儀錶盤上。

02作者維護

在上一篇《 年度徵文 | 少數派是如何使用飛書的？ 》 中，我們也提到過讓作者在選題看板中提交選題，方便編輯聯繫約稿的使用流程。文章推出後不久，多維表格又快速疊代推出了「自動化流程」功能，編輯部同事也藉此機會繼續對作者選題看板進行了自動化方向的完善。

在玩起自動化之前，首先要解決的是作者提交新選題時欄位填寫不統一的問題：按照我們對作者選題看板的最初設計，作者在提交選題時應一併提供少數派暱稱以及選題詳情/大綱，在這一步如果沒能提供足夠的信息，後續編輯則需要花費額外的時間來進行溝通同步。

這其實正是大部分「多維表格」類產品協作起來常常會遇到的問題：缺乏面向參與者的必要引導。而在飛書多維表格中，我們通過表單視圖功能對數據錄入流程進行了規範化，直接在第一步就指定好哪些數據必須填寫、哪些數據可以選填

如此一來，每一條新建的多維表格數據都會帶有完整的信息，選題推進的阻力大大減少。後續使用「自動化流程」時也可通過這些欄位來進一步進行篩選。

那自動化流程究竟是怎麼一回事呢？

點擊多維表格網頁版客戶端右上角的機器人圖標，我們就可以進入「自動化流程」設置了。這個自動化流程頗有原先「飛書捷徑」的味道，使用邏輯上非常簡單，可以粗略理解為「如果 ABC 那麼 XYZ」，而在功能設置上，則針對文檔使用場景提供了更加細化的選項。

以這張「鴿子飛進來了嗎？」流程為例，這套自動化的目的是在作者通過表單提交選題的同時，採集這條數據的某幾條信息（作者、選題詳情等）並推送給編輯部會議群組的所有成員，同時附上跳轉按鈕，讓對選題感興趣的編輯可以「火速趕往現場」。

對於堆積了不少選題的資深作者，不少編輯都希望能夠追蹤某個作者的創作動向，這種看似籠統、細思又極恐的需求，以往或許只能藉助「外力」，並且難以自動化。藉助多維表格，則省去了平台跳轉和人工維護，根據需求和數據使用方式的不同，多維表格在實際使用中擁有的可能性也多出來很多。就編輯部同事而言，他在初嘗這一功能之後就已經有了不少想法：

• 作者或編輯標記完成選題後，自動複製這條選題記錄下只有我可見的統計用表單；
• 某條選題創建一周後如果進展不佳，則自動發通知提示我關注；
• 每個月固定時間自動清理過期選題；

• ……

……

另外，雖然這位負責運營的同事本身還挺愛折騰的，但多維表格的自動化功能沒讓他碰一行代碼，也沒有讓老麥為此破費去找伺服器。從時間、人力和資金成本的角度考量，也是挺值得肯定的。

03內容分析和整理

和許多行業一樣，少數派的日常工作中也會遇到分析和整理大量數據的需求。我們通過實際使用發現，多維表格紮實的基礎功能、靈活的篩選和分組能力，讓數據的收集、分析、整理和導出等各個流程，都比使用傳統工具更為輕鬆。

例如，少數派每天都會收到大量社區投稿，經過集體評議決定處理方式。但限於精力和眼力，我們無法保證每篇文章都能獲得與其價值最匹配的處理。因此，我們會定期復盤前一段時間的文章和相關數據，從中「打撈」初次審閱時忽視、但體現出後勁和潛力的文章，重新給予曝光機會。

為此，在數據收集步驟，我們一般會從後台根據日期範圍篩選出文章列表，複製粘貼到飛書表格中。測試表明，這比粘貼到 Excel 中的效果更為整潔，不會出現字體大小不一、邊框底色雜糅的情況；對於數據類型（文本、日期、連結等）的自動識別也更靠譜。

簡單整理修訂後，點擊工具欄中的「多維表格」按鈕，就可以將普通電子表格轉換為多維表格。這時，藉助多維表格豐富的篩選和分組選項，就可以回答我們想要知道的很多問題。例如：

• 按文章狀態篩選、按閱讀量排序：哪些文章沒有被選中發表首頁，但仍然閱讀量很高？這可能就是被我們眼拙漏過的「滄海遺珠」，有必要考慮打撈並推薦。

按文章狀態篩選、按閱讀量排序：哪些文章沒有被選中發表首頁，但仍然閱讀量很高？這可能就是被我們眼拙漏過的「滄海遺珠」，有必要考慮打撈並推薦。

• 按作者名稱分組：哪些作者最近文章數量多、讀者反饋也很正面？趕緊安排點小禮物聊表謝意。

按作者名稱分組：哪些作者最近文章數量多、讀者反饋也很正面？趕緊安排點小禮物聊表謝意。

• 按文章名稱關鍵詞篩選：哪些名詞最近經常被提起？或許這就是最近大家重點關注的工具或事件，有必要多加關注、多做報道。

按文章名稱關鍵詞篩選：哪些名詞最近經常被提起？或許這就是最近大家重點關注的工具或事件，有必要多加關注、多做報道。

在另一項任務中，為了給會員用戶提供更為便捷的閱讀方式，我們重新整理了近四百篇歷史文章的標籤信息。為此，技術同事給我們提供了 CSV 格式的導出數據。這時，多維表格的 CSV 導入功能就派上了用場。我們發現，它的導入功能正確識別了 CSV 中的各項欄位和記錄，無需擔心 Excel 導入非英語 CSV 時常見的亂碼問題；對於數據類型的判斷也基本準確。

而在工作量最大的環節——依次為每篇文章選擇合適的分類中，多維表格的功能也提供了不少便利：

• 將「分類」一列設為單選欄位、並且添加好預先決定的分類名稱後，只要點擊對應單元格，就可以從下拉菜單中直接選擇，杜絕了前後不一致的可能。不同選項以顏色自動區分，也讓這項原本繁瑣的體力勞動少了一些枯燥、多了一些趣味。在 Excel 中，免不了重複的手動輸入或者複製粘貼，或者需要在「數據有效性」功能中 經過一番繁瑣的設置。

• 由於事先設想的分類方式不一定十分完善，中途也發生了需要新增或修訂分類名稱的情況；這在多維表格中也可以通過內置命令快速完成。如果使用 Excel，就得批量查找替換。

由於事先設想的分類方式不一定十分完善，中途也發生了需要新增或修訂分類名稱的情況；這在多維表格中也可以通過內置命令快速完成。如果使用 Excel，就得批量查找替換。

• 為了減少錯誤，我們額外創建了幾個起「助攻」作用的視圖：一個用來分組展示各個類別的文章，以便檢查分類標準是否前後一致；另一個用來定向篩選分組信息為空的記錄，以便了解目前的分類進度、避免遺漏。這在 Excel 中固然也能通過分類匯總、透視表等功能實現，但在多維表格中則是兩三次點擊就能完事。

為了減少錯誤，我們額外創建了幾個起「助攻」作用的視圖：一個用來分組展示各個類別的文章，以便檢查分類標準是否前後一致；另一個用來定向篩選分組信息為空的記錄，以便了解目前的分類進度、避免遺漏。這在 Excel 中固然也能通過分類匯總、透視表等功能實現，但在多維表格中則是兩三次點擊就能完事。

最後，由於多維表格支持導出為 CSV，分類工作完成後，我們仍然可以向技術同事交付這一格式，更方便程序化處理。

此外值得一提的是，用多維表格整理數據也讓人感覺更踏實。一般認為，在本地處理文件，比使用雲端服務更為穩定。但如果比較對象是 Excel 這個有著水星脾氣、隨時可能撂挑子的軟體，多維表格即時保存、隨處訪問的特性就顯得很可貴了。特別是隨著需要整理數據量的增加，手滑、看走眼的幾率也隨之上升，因為一次誤操作而破壞格式或內容的情況時有發生。多維表格雖然不能提前預防這種悲劇的發生，但可以忠實記錄每一次操作歷史，隨時通過連續撤銷還原到多步之前的操作，並通過版本歷史功能對比和定位每一分鐘的編輯過程。

04會員社群運營

為了更好地連接少數派 Prime 會員，我們建立了會員專屬的飛書話題群。話題群的特點是形式類似傳統論壇，用戶的每條發言都相當於一次「發帖」，其他人的回覆和互動也會集中在這條「帖子」下面。在持續的討論中，這樣的形式更利於優質分享的沉澱。

會員群里會經常產生高質量分享和討論

由此，我們也更進一步，利用飛書群組的文檔權限管理特點，為 Prime 會員們提供了專享知識庫。會員知識庫使用飛書多維表格搭建，主要分為「游跡」和「采菱」兩個版塊。其中，「游跡」版塊主要分享編輯們近期看到的好文章，而「采菱」則偏向推薦實用的工具、服務和網站。

會員知識庫

飛書多維表格支持多視圖瀏覽，我們也利用這個功能，將會員知識庫分為卡片式和列表式兩種，方便不同需求的會員檢索。此外，我們還藉助多維表格內可以植入開放式表單視圖的特性，面向會員徵集投稿，讓知識庫不僅限於編輯們的視野，而成為屬於每一位會員的共創空間。

不同的視圖可以帶來不同的瀏覽效率

不僅如此，會員知識庫的管理還會與飛書會員群的分享產生聯動，編輯們在將推薦文章和工具收錄進知識庫的同時，也會在會員群里發布，提醒更多人看到。同時，如果編輯們看到了來自會員們的有趣分享，也會納入知識庫中，形成良性的內容建設機制。

編輯們也會定期整理知識庫，並以文章的形式總結和發布出來

此外，我們還在會員通訊里開設了會員群討論精華和會員知識庫精華兩個欄目，定期匯總來自編輯和會員們的優質分享，進一步激活知識庫及會員社群的活躍度。

▍還能怎麼玩

如果你覺得上面的例子還是沒有足夠的說服力（畢竟少數派這個名字比較吃虧），我們再舉一些更有意思的例子：

資深遊戲行業從業者、遊戲研發負責人原赫，帶領一個不到 10 人的休閒遊戲研發團隊，每月都會產出至少 10 款小遊戲。因此對他的團隊而言，我們用得相對比較少的甘特圖卻更加重要：在原赫用飛書多維表格搭建的敏捷開發項目管理應用中，有可以安排每個項目、每個崗位、每個人工作內容的研發計劃表，也有能夠清晰展示每個任務、每個版本、每個崗位、每位成員任務內容和時間安排的甘特圖；當項目成員需要了解自己在項目中的全部開發任務時，直接通過人員分組篩選功能就能以人員為維度轉換出一份任務清單……

再比如 5 月 25 日下午舉行的 2022 春季飛書未來無限大會上，飛書 CEO 謝欣分享的花椒星球——你或許已經在抖音上被他家主打的「冰淇淋絲綢鞋」種過草了——這家用絲綢做運動鞋的國貨品牌，把員工花名冊、招聘、電商銷量、產品設計、供應鏈等資料都放在了同一張飛書多維表格里，創始人每天「只看一張表，業務全知道」，可以說是「長在飛書上」的極端例子。

更有意思的是，除了用表格來「管公司」，市面上甚至還有一些先進團隊在多維表格的幫助下「開公司」了：飛書的生態合作夥伴之一飛創協同，就在沒招一個研發人員的前提下，用多維表格搭起了各種行業解決方案，甚至還從中找到了盈利模式，用多維表格的能力為其它客戶提供起來多維表格的定製搭建服務——這種直接在多維表格上幫人搭系統、做產品的新型 SaaS 業務，甚至幫飛創穫得了融資……

雖然說起來有點俗，但在近兩年的疫情之下，多維表格對我們這樣的團隊來說，最大的價值的確在於「成本」二字：以前遇到這樣那樣的需求，我們想都不想，第一反應都是去找平台、找服務、找第三方解決方案；多維表格提供的能力，將這種定製需求的成本降到了最低，只要大家有想法，稍加摸索就能在多維表格中做出一套行之有效，甚至能夠在團隊中共享、復用的模板。

我們腦子裡偶爾都會閃過這樣那樣的、對業務有幫助的點子，因為資源分配、資金預算和個人能力等等因素限制，這些點子往往也都是一閃而過。多維表格給了我們一個讓想法落地成為解決方案的途徑。

從「有心無力」到無需專業開發知識就能動手搭建，低、零代碼開發工具近兩年不斷湧現，在這個業務系統開發不斷民主化的進程中，上手簡單、玩法多樣的多維表格，應該也能在這個十年的辦公潮流中走入更多人的世界。

以下是福利時間：

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