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不知道你有沒有這樣的困擾：
踏入社會以後，我們的身份一下就多了起來，配偶、子女、員工、朋友......作為個人，我們要肩負自己的成長；作為配偶，我們要照顧自己的伴侶；作為雇員或僱主，我們要做好本職工作。不同角色對應著不同的任務，繁多而複雜，常常讓我們在生活中疲於奔命，手忙腳亂。
生活中雜事很多，不記下來總是會遺忘，可記下來放到備忘錄或是提醒事項中又常常拖延。要麼就是讓小事占了自己一天的安排，常常瞎忙活一通。回顧一天的工作，總覺得毫無收穫。
如何你也想擺脫這種狀態，那麼，現在正是學習任務管理的最佳時機。別擔心，這並不難，它只需要一些基本的記錄和規劃就可以上手。希望本篇文章可以成為你的任務管理入門之作。
▍我為什麼提倡用提醒事項來進行任務管理
工具上，有很多功能強大的 app，如 OmniFocus、Todoist、滴答清單、Sorted 等，在工具軟體百花齊放的今天，我為什麼要選擇「提醒事項」來進行任務管理，它的功能真的夠用嗎？
作為蘋果初代原生 app，「提醒事項」在歷經幾次重大更新以後，已經從之前的「勉強可用」變成了「完全勝任」的狀態。在功能上，不僅加入了列表組和任務組，還支持強大的過濾系統和標籤組，支持多人任務分配，完整具備了 GTD 理論所需的全部功能；在易用性上，加入了自然語言的識別，可快速添加時間、地點、重複、網址等屬性，並支持自定義標籤顏色、圖標和智能列表的自定義過濾。
可以說，這些功能的加入，讓「提醒事項」真正躋身於任務管理工具之列，免費易用、原生系統級 app 就是它的最強競爭力。畢竟，誰會拒絕一個免費的奶酪呢？
除開功能上的考慮，簡單易用也是我選擇它的核心要素之一。
一個簡單的工具，不僅能幫助我們快速上手、聚焦重點，理解功能背後的理念和意義，還能避免被繁多的按鈕吸引注意力。
畢竟對新手來說，一上來就面對滿屏看不懂的按鈕和複雜介面，勸退的感覺是尤為強烈的。選擇一些簡單的工具，在心理上也更容易接受。
下面，我想就我最近使用提醒事項管理的一些心得，分享我是如何用「提醒事項」來踐行「任務管理」理念的。
▍任務管理五步法
不管有沒有嘗試過任務管理，你一定都聽過 GTD 原則，這是一套任務管理的黃金法則，按執行順序分為收集、審視、分類、回顧和執行這五個步驟，讓我來為你一一介紹。
第一步：收集——從一個點，牽出一堆事
目的：在這一步是將你的所有想法通通放到到一個名為「收集箱」的項目中，收集箱中的項目可以是你想到的任何任務，隨便一個想法或者要做的事（大部分都是要做的事）。 重點是記錄，不要遺漏腦海中的浮光掠影。
常見情況是，你會先想到一件事，然後順著一件事想到另一件事。比如我先想到「今天要寫一篇任務管理的文章」，然後想到這個任務需要「收集相關的素材」，可能突然會想到「跟某本書相關聯，去翻一下這本書」，最後還想到「今晚要做菜，5 點半前把菜買好」，你可能還有一個「晚上跑步 15 分鐘」的習慣，或是突然想到「某個視頻的電影值得一看」。
在如此之多的任務下，如何抓住重點，合理根據自己的時間精力安排任務，就變得具體起來。不過放輕鬆，現在你要做的，只是一股腦兒的把你能想到的所有任務丟進這個名為「收集箱」的盒子裡，然後就不用管了。
操作：
接下來進行簡單的設置，我們點擊系統的「設置」，找到「提醒事項」，點擊進入，將「默認列表」改為「收集箱」。這一步的目的是把我們記錄的任務默認放到「收集箱」中，方便我們之後的統一整理
在系統的設置中修改
總結：GTD 能高效運行的底層邏輯，基於一個簡單的心理現象——蔡格尼克效應：未完成的任務會占領我們的大腦資源，直到我們將其完成或記錄。
當各種各樣的想法被我們記錄以後，不僅可以避免遺忘，還能解救我們的神經，讓我們不必時刻提醒自己應該做什麼，專注於事情本身。
第二步：審視——留下具體有用的想法
目的：在這一步，需要將之前的想法審視一遍。這步的關鍵在於 排除那些不重要的想法，留下可以執行的任務，並將其具體化。
例如你在審視收件箱時發現「家鄉真美，想給它裝修一下」，這顯然是個不切實際的想法， 你要做的就是迅速將類似的不能實現的想法劃掉，留下那些真正可以執行的任務。
如果某個想法有助於實現哪個任務，比如「書本 28 頁記錄了相關事實」有助於「進行寫作」這個任務的實現，那麼 將其標註在該任務的備註下即可，而不是把它當成一個任務。
還有一類任務稱為「2 分鐘任務」，具體指那些不用花費太多時間的任務，你可以給自己設定一個類似的「2 分鐘任務」， 如果這件事現在完成比之後完成的效率更高更快，你就應該立即執行，一般這個時間我會劃分到 15 分鐘以內，只要不影響我做最重要的事，一般看到了我都會立即處理，防止任務的堆積。
在劃掉想法的過程中，有一類想法不是某個具體的任務，而是一個項目，比如「學會編程」「學習攝影」「學習英語」，對於這種複雜的項目，顯然不是一條任務提醒可以解決的。我的建議是先考慮可行性，也就是這個任務是否有必要執行，如果你現在心裡還沒有答案，建議將其設置為3天內一直可見，等到3天過後，如果你覺得當下還沒有時間精力去完成，就果斷將其劃掉。
- 如果實在不忍心就新建一個「想做」的項目列表中，暫且將其放入，或者放到備忘錄中。如果你覺得該計劃值得執行，那就先試著將任務分解，這自然是需要一定思考的，你可以挑個精力充沛的時間，好好將某個項目分解一下，將分割的項目融入到你的每一天中具體執行。
例如你在審視收件箱時發現「家鄉真美，想給它裝修一下」，這顯然是個不切實際的想法， 你要做的就是迅速將類似的不能實現的想法劃掉，留下那些真正可以執行的任務。
如果某個想法有助於實現哪個任務，比如「書本 28 頁記錄了相關事實」有助於「進行寫作」這個任務的實現，那麼 將其標註在該任務的備註下即可，而不是把它當成一個任務。
還有一類任務稱為「2 分鐘任務」，具體指那些不用花費太多時間的任務，你可以給自己設定一個類似的「2 分鐘任務」， 如果這件事現在完成比之後完成的效率更高更快，你就應該立即執行，一般這個時間我會劃分到 15 分鐘以內，只要不影響我做最重要的事，一般看到了我都會立即處理，防止任務的堆積。
在劃掉想法的過程中，有一類想法不是某個具體的任務，而是一個項目，比如「學會編程」「學習攝影」「學習英語」，對於這種複雜的項目，顯然不是一條任務提醒可以解決的。我的建議是先考慮可行性，也就是這個任務是否有必要執行，如果你現在心裡還沒有答案，建議將其設置為3天內一直可見，等到3天過後，如果你覺得當下還沒有時間精力去完成，就果斷將其劃掉。
我們之所以會放任任務堆積，是因為我們既不想行動，又不想錯失了一個好想法，於是就放任想法隨意地堆積在任務列表中，搶占我們的注意力資源。在這些堆積的任務中， 那些未來可能會做的任務占了很大部分。堆積的任務會迅速讓我們的任務系統走向崩潰，所以請你一定好好花時間想想這些任務是否真的重要，並且值得去做，如果你真的不想丟棄一個好的想法，那麼也應該以一種好的行動去正視它們，否則堆積不過是輕視想法的另一種選擇罷了。
確認所有的任務都是可執行的狀態後，我們就需要對任務進行具體化，標準是「能讓任何外人一眼看到就知道怎麼執行」。
操作：以「下午去公園跑步」為例，我們需要寫上具體的時間、日期和地點：「今天下午 6:00 我會在 XX 公園跑步 3 km」，讓提醒事項在開始前的半小時提醒你，以提早做好準備。
點擊任務，會出現「添加備註」的灰色小字，可以寫上跑步的注意事項，如攜帶礦泉水、遮陽帽等。
點擊任務後，螢幕中間的鍵盤會出現 5 個圖標，從左到右分別對應「時間日期」「位置」「標籤」「旗標」「圖片」屬性，我們只需要點擊對應的按鈕設置好屬性即可。（註：旗標代表任務的優先級）
因為對自然語言的支持，在輸入「今天下午 6 點」時，系統會自動識別出日期和時間，字體顯示為藍色狀態，自動跳出「建議日期」，點擊「建議日期」就會給任務附上對應的屬性。
「URL」：用以填入文章或視頻的連結，方便直接跳轉；
「優先級」：代表任務的重要程度，用感嘆號表示，嘆號越多越重要；
- 「子任務」：表示這個任務下的其他任務，在編輯任務信息時向右滑動可以縮進為上個任務的子任務。
「URL」：用以填入文章或視頻的連結，方便直接跳轉；
「優先級」：代表任務的重要程度，用感嘆號表示，嘆號越多越重要；
- 「子任務」：表示這個任務下的其他任務，在編輯任務信息時向右滑動可以縮進為上個任務的子任務。
「URL」：用以填入文章或視頻的連結，方便直接跳轉；
「優先級」：代表任務的重要程度，用感嘆號表示，嘆號越多越重要；
右邊的小圓點進入詳細信息
總結：這一步完成之後，剩下的任務都是具體可執行的狀態。接下來，我們需要像整理圖書分類一樣，分門別類地將不同標籤的圖書放到對應的書架上。
第三步：整理和歸類——用標籤和列表給任務分類
回看前兩步，我們會發現所有任務都放在收集箱中，雖然一眼看上去都是可執行的狀態，但緊密地堆積在一起，會讓我們抓不住重點和主題。
用標籤和列表給任務進行分類，搭配「提醒事項」的「智能列表」功能，可以讓我們實現靈活的搜索和過濾，迅速找到某個情境下適合的任務，比如「三天內最重要的任務」「適合今晚做的任務」，釐清重點，快速行動。
列表
列表是我們最熟悉的文件夾層級，一對一的方式能讓我們在某個層級下快速找到對應的任務。例如《三體》是在小說的層級；《兩性關係》是在情感的層級；《國富論》在經濟的層級。按照個人關注的不同，我們可以在項目列表中建立自己的主題。
比如我個人就建立了「個人提升」「裝修」「工作」「生活」4 個主題，再將「個人提升」細分為「閱讀與寫作」「工具方法」「健身」的子列表。每次處理收集箱的時候，我都會按照任務屬性將其歸類到對應的列表中。
我的列表
這一步有助於我們了解自己關注的主題，並將重要的任務從中篩選出來，讓我們在查找相應任務時也更加地得心應手，不會被其他干擾。
注意：建議細分到 2 個層級就已經足夠（參考圖例），系統層級過多反而會增加查找的難度；層級之間必須互相獨立，不重複內容，一眼看到就知道是什麼歸類即可。
標籤
標籤是我們查找任務的第二個緯度，用來判斷執行任務的情景。例如在哪裡執行，執行的日期（如三天後、下周末、明天）、執行的狀態（高度集中 or 簡單處理）等
在任務管理中，標籤的作用在於快速找到任務，我個人常用的標籤一般是「精力」「任務狀態」「優先級」和「截止日期」，其中最重要的兩項就是「截止日期」跟「優先級」。為了高效篩選，以適應在不同場合和情況下需要優先處理的任務，我們需要給不同的事件打上不同的標籤。
操作：在提醒事項中，我們點擊一個任務，點擊中間圖標的#鍵就可以為事件添上標籤。
總結：對於比較需要時間和注意力的工作來說，那些「高精力」「高優先級」的工作就可以被優先安排在重要的時間節點，避免被雜亂無序的臨時任務衝散精力。同理，將「低精力」「優先級低」的任務安排在不是那麼有精神的時候，比如在一天勞累工作回家後，我會用篩選的功能，將那些「低精力」「簡單」的任務篩選出來，避免精力不對等的任務出現在夜晚。
提醒事項中自帶優先級的標籤，你可以用「旗艦」，也就是旗幟形狀的圖標實現優先級區分，也可以點擊「詳細信息」，在倒數第 4 欄中找到「優先級」的欄目，進行更詳細的優先級分類。需要注意的是，只有少數的任務才需要標上優先級，這樣才能區分出重點，方便我們分配任務。
對於那些重複性的習慣，我個人會打上#習慣 的標籤，提醒自己保持每日的完成打卡，對於那些尚未想清楚是否要執行的事情，則會打上一個#待辦 的標籤。在 iOS 的智能列表中，你可以通過標籤實現個性化的篩選方式，用來匹配不同場景下的任務處理要求。
操作：
點擊右下角的「添加列表」——「製作智能列表」——將「優先級」設置為「高」；
點擊「日期」——「相對範圍」——設置為「在未來 3 天」；
創建智能列表
以上，我們便獲得了一個「三天內優先級最高」的過濾條件，它以列表的形式出現在列表的底部，我們可以長按這個列表，點擊「置頂」，列表會以圓角矩形圖標的形式出現在我們任務列表的最上方。其他同級的圓角矩形列表，也是以相同的方式標記的，你可以長按它們，獲取對應的信息，取消置頂或是刪除，以搭建自己的置頂信息欄。比較可惜的是，目前還無法對置頂信息欄進行移動排序，在後續的更新中可能會加入該功能，屆時就會更方便地進行列表展示。
總結：標籤的使用象徵著對任務管理的進階需求，當你需要越來越多的標籤區分不同種類的任務，往往也意味著你對任務管理的理解和使用達到了一個新的水平，現有的 app 也漸漸無法滿足你的需求，此時就是邁向更高階 app 的最佳時機，如滴答清單（初階）、Things、Todoist、OmniFocus（高階）等。
第四步：回顧和排序
在這一項中，我傾向於根據重要性和截止時間安排好各個任務之間的排序。認真梳理一天的安排，如果某個任務沒有明確的時間，就按優先級來進行排序。在「提醒事項」中，你可以點擊任一列表，點擊右上角的三個點，在「排序方式」中選擇「優先級」，任務就會按照優先級的排序方式出現在列表上，用以查看我們一天內最需要完成的幾項任務。同時，你也可以按「截止日期」給事件排序，達到按時間排序的結果。
第五步：執行
通過第三步的整理和歸類之後，你現在應該已經學會了應用「智能列表」來彙集任務的方式，我們可以製作不同的過濾方式，實現任務的快速匯總和執行。例如「這周內的重要任務」可以按「時間」和「優先級」的標籤過濾，「適合狀態不佳時做的任務」則可以按「2分鐘任務」「低精力」等類似標籤進行任務聚集，以達到快速實現的效果。
▍寫在最後
如此下來，我們就已經完成了從一個想法產生到執行的全過程。你可以看到，目前的「提醒事項」已經可以較好地完成 GTD 所需的全部功能，甚至遊刃有餘，在易用性上實現自己獨有的優勢，例如可以在跟某人發送簡訊時進行提醒（可惜暫不支持微信等第三方 app ）。雖然橫向對比其他老牌任務管理工具仍有缺陷，例如沒有看板視圖，沒有任務狀態，沒有習慣打卡和日曆、時間線等功能，但它就像一個茁壯成長的孩子，在未來隨著 iOS 系統的更新仍然存在無限可能。
就我個人來說，目前最大的遺憾莫過於缺乏「提醒事項」跟「日曆」的聯動。「日曆」作為老牌原生 app 之一，如果能支持從提醒事項實時同步到日曆中，通過更有組織的周視圖和月視圖查看任務安排，將會成為殺手鐧一般的應用。雖說目前可以通過一些快捷指令或第三方 app 實現（FirstSeed），但更希望蘋果官方能將這個功能納入考慮。屆時的「提醒事項」必然擁有更加強大的競爭力跟生命力。
希望你能用好現在的「提醒事項」，發揮真正的用處，搞定計劃跟瑣事。
原文連結：
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作者：Lars漫步
責編：北鴞
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