我在一家全球領先的鑄造企業做原材料採購，按理說這樣的跨國企業供應商管理應當做得相對完善，但是在我入職後不到一年的時間裡也同樣經歷了兩次差點停供的風險事件。
案例一：
（2018）去年10月份，正在上班的我突然接到公司門衛電話，說是有遼寧過來的警察找我，要向我了解我們供應商的一些情況。一向遵紀守法的我第一次與警察這麼親密接觸我承認我是有點蒙圈的。
我硬著頭皮做了接待。了解了一下情況，原來是中央巡視組到地方視察，發現我們在遼寧的一家矽砂供應商沒有合法的砂礦開採手續，懷疑非法開採，於是移交當地公安系統展開調查。當時同時查處了一大批企業，我們這家供應商只是其中之一。比較糟糕的是，這家公司是我們的獨家供貨商。
這件事當時在遼寧地區影響很大，諸多鑄造相關的企業都受到重創。我們在得知消息的第一時間就彙報到了CEO，公司相關部門上下也是非常震驚。畢竟公安系統直接到我們企業進行調查，多年來還是頭一遭。
事件的經過和結尾都很複雜，此處不多說。只談一下我們的處理方法：
1． 立馬到供應商處進行飛行檢查，了解真實情況，排查是否存在其他風險；
2． 讓供應商列出辦理採礦許可證的行動計劃，定期跟蹤；
3． 立馬啟動第二供應商的開發
案例二：
（2019）今年六月份，我們物流部的同事突然找到我，說我們的一家砂芯供應商因為廠址搬遷無法滿足交付，客戶有停線風險，十分緊急。
我趕緊向供應商了解情況，原來在五月份的時候，供應商已經向物流部發過一份廠址搬遷的通知，通知告知近期因為環保相關原因，廠址需要從常州的某一個區搬遷到另一個區，搬遷期間會儘量保證滿足交付。
但是終歸沒有逃過墨菲定律的魔咒，廠址搬遷進度耽擱，我們的訂單無法正常交付。期間物流部多次郵件電話跟催，供應商始終沒有給出明確的答覆，一來二回之間就變成了緊急情況。
無獨有偶，這家公司也是我們的獨家供貨商。酸爽。
我們的對策是：
1． 立即協調公司內部自製。以前這塊是我們自己IN-HOUSE製作的，後來因為成本和場內規劃等問題才選擇了外協。好在機器和模具都有，可以暫時用自製頂上；
2． 同樣立即進行供應商飛行檢查，了解供應商當前的真實狀況，識別潛在風險；
3． 立馬啟動第二供應商開發
其實這件事物流部門不無責任，因為供應商早在五月份就已經通知是因為「環保問題」要搬遷，這兩年環保方面的打擊力度有多大大家都心知肚明，碰到這樣的問題我們應該保持高度敏感，應當第一時間向供應商了解清楚真實原因，然後提前做好應對，例如讓供應商提前備好庫存等。
我向供應商了解到的情況是因為「環保手續不齊全」所以被政府部門勒令停產，於是供應商被迫選擇搬遷。這其實就是巨大的風險了，但是物流部門只把焦點放在了「搬遷」上面，沒有深究背後的原因，更沒有意識到 「環保手續不全」在這兩年是個多麼敏感的詞彙，所以也就沒有引起足夠的重視。
經過這兩次獨家供貨商的斷供風險，plant manager心臟受不了了，要求由EHS部門牽頭，質量、生產和採購配合，對所有供應商進行一個全面專業的環境與安全方面的排查，杜絕類似事件的再次發生。
我按照風險等級的高低羅列了一份供應商清單，各部門也會按照這個清單進行供應商審核。這是後話。
下面重點說說我對這兩件事的一些看法：
一、 獨家供貨商？風險太大
眾所周知，除非萬不得已，供應商還是不要獨家供貨得好。我們公司的原則就是同一種物料原則上都要有兩家以上的供應商。但是因為種種原因，有幾種物料至今只有一家供貨商。屋漏偏逢連夜雨，好巧不巧，這兩次出事的也恰恰是獨供。
其實獨供的問題我們很早就已經意識到了，但是因為供應一直穩定，因此也就沒有把尋找第二供應商的事情提到日程上來。相關部門都有責任，採購部門首當其衝。
當然了，因為種種原因，採購部門想要憑一己之力新增或替換一家供應商也並不容易，因此我認為這兩次的事情也有因禍得福的一面，至少從工廠經理的層面往下施壓，這樣調動各方面的資源去尋找第二供應商就變得更加容易了。
總之，從規避風險的角度來說，獨家供貨商除非萬不得已，否則萬萬要不得。
二、 供應商審核務必要深入，深入！
有一些公司比較反對採購到供應商處進行審核，因為一些說不清道不明的原因。我認為這是心裡有鬼的想法。
作為一名合格的採購，你應當是最了解供應商的人，如果不參與日常的溝通與審核，如何知己知彼？好在我現在的公司在這方面很開明，鼓勵採購人員參與供應商審核。
我們公司按照體系要求，對合格供應商每兩年會審核一次，這個頻次每個公司要求不同。如果每年審核一次的話審核員大概每天都在去審核的路上了。審核是由質量部lead，採購部協同。針對每次審核的內容，我們會有一套程序文件進行規定，每次審核嚴格按照要求來，審核結束也會出具審核報告。
這兩年跟體系審核員一起也跑了不少供應商，總體感覺是：常規審核都還停留在走馬觀花式的表面功夫上。例如，對於供應商相關資質的要求上面，我們通常只要求「有」即可，至於資質、手續等是否與生產現場相符、是否與最新的國家政策要求相符，我們並不做過多的深究。或者說，沒有能力進行深究。
就拿第一家供應商的採礦資質來說，如果不是遇到政府下來巡查，我們到今天可能也不會意識到矽砂供應商需要擁有採礦資質，僅是像審核普通供應商一樣審核該供應商的話永遠都不會審出問題。所以這裡又涉及到審核人員以及採購人員的專業性的問題。對於某一類別的供應商，大到國家法律法規，小到行業要求，都應當在心裏面有一份清單，這樣才能在審核中真正發現問題。
譬如去年國家出台過一個京津冀「2+26」城市2018-2019年秋冬季大氣污染綜合治理政策，對北方的28個城市進行限產。作為採購，就應當對這28個城市的供應商進行逐一的風險排查，尋找新供應商時也要逐一避開這28個城市。
所以說，供應商審核一定要越過表面文章，儘可能地深入下去，真正發現問題，避免風險。如果僅憑採購一己之力無法完成的，就要將其他部門involve進來，例如質量，例如EHS，讓專業的人去做專業的事。
三、 橫向展開很重要
亡羊補牢是做事的下策，上策應當是未雨綢繆。
這次連續兩次發生類似的風險事件，有一個很重要的原因就是沒有提前預防，沒有在第一次發生類似事件的時候進行橫向展開。
試想，如果第一次出現獨家供應商供應風險的時候，我們就應該立馬排查其他類似的供應商是否存在相同情況，發現是獨家供應商的就立即啟動第二供應商的開發，就算時間來不及也至少進行一次必要的審核，走到這些風險供應商的現場去，就有可能了解更多的真實情況，也就可能將潛在的風險扼殺在搖籃里。
我前面沒有提，這兩家供應商在風險波及到我們公司之前幾個月甚至一年就已經出現問題了，只是一直捂著不讓我們知道。如果我們在第一家供應商出現問題的時候立即全面排查的話，我們很有可能提前了解到第二家供應商存在的問題，那麼預防第二家供應商出現風險就有了可能。
這也就是我接下來要講的最後一點。
四、 跟供應商保持溝通非常必要
你要知道，一般情況下，供應商只會報喜不報憂，不到真正交不出貨那一天，供應商是不會跟你說實話的。
上述兩家供應商都是與我們公司合作多年的老供應商，不論價格還是供貨都一直很穩定。按照我們公司的工作流程，採購部主要負責商務問題，日常的訂單交付和結算等全部由物流部的財務部對接，除非遇到緊急情況才會聯繫採購處理。
因此，在這兩家供應商出事之前，我幾乎沒有跟他們有過任何交流。
後來詳細了解才知道，這兩家供應商在去年年初就已經出現問題了，被查的被查，被勒令整改的勒令整改。但是我們卻是在去年年底和今年年中才真正得知這些事情。
永遠不要指望供應商會主動「告發自己」，他們一定是想矇混過關，拖一天是一天，不到最後包不住的時候是不會開口說話的。因此，與供應商保持定期的溝通就顯得太太太太重要了。試想，如果我們平時保持著良好的溝通，無論如何也能在長達一年的時間裡發覺一些蛛絲馬跡呀，不至於最後變成了火燒眉毛。
好在，兩次風險事件都是有驚無險，第一家供應商備有充足的庫存用以過渡，第二家供應商我們也通過自製解決了，沒有造成進一步的損失。
不過，前事不忘，後事之師，希望借著這兩次事件的教訓，我們能夠對所有的供應商進行一次風險識別與排查，全面提高供應鏈的抗風險能力，避免今後再次出現一個又一個不期而遇的「surprise」。
- END -
本文由採購幫內容組原創，轉載請註明
來源：採購從業者