在工程項目建設過程中會產生大量工程資料，包含文件、圖紙、造價書、審批單等等，而且作為工程項目建設的依據，資料的進展情況直接影響到工程的竣工驗收還有結算。
但很多項目由於疏於資料管理，經常是項目負責人想找資料時，滿屋子都是，可要找的資料就是找不到，有時甚至需重新去補資料，對項目人力及財務成本造成了損失。下面4點是工程資料管理中普遍存在「通病」，望重視：
1、工程項目管理「重外業、輕內業」對資料管理不重視！
許多工程在項目管理上存在著「重外輕內」的認識偏差，項目管理人員將主要的精力都放在了實體建設上面，對「內業」資料管理十分不重視，有些項目甚至根本沒有沒有專職的資料員、施工員質量員兼做資料，人員比例嚴重失調。
2、項目上「補資料」情況慣常、資料照搬照抄
工程結算是工程項目的最後一環，結算要求實事求是、體現為完整的文字說明、科學的原始數據、齊全的影像資料三者整合出來的工程資料。
而現實中，很多工程往往是事後「補資料，實體工程完工後集中補項目施工資料，這就就必然是照搬照抄、屢見不鮮工程項目共用相同資料的案例，而且近年來，在國內許多地方出現了資料員批量承攬、代寫施工資料的現象，是工程資料編制的一大通病！
3、工程資料編制脫離實際，數據理想化，不能成為結算依據
工程資料應該嚴格依據實體進度並結合施工現場編制，但有些施工資料的檢查或評定記錄嚴重脫離實際，數據太過理想，並不是對工程的真實記錄。
如工程施工和工程報驗、工程簽證等脫節、無影像資料佐證，無完整的單項簽證處理方案、或者無約束性規章制度，造成的結果是資料製作無法作為結算依據。同樣、施工單位資料與監理資料不能完整的閉合，導致事項和時間的雙不統一，也是工程資料的不實。
4、工程資料數據造假，為質量和安全埋下隱患
工程資料數據造假的情況，多發生在檢（試）驗報告、施工過程記錄、還有質量驗收資料的過程中。
部分工程人員擅自更改材料、替換材料，為了通過檢驗，臆造記錄數據或出具虛假檢測（試驗）報告，給工程的質量和安全埋下了較大隱患。
DATA MANAGEMENT 1
什麼是有效的項目資料管理措施？
1、健全工程資料的管理制度，管理人員持證上崗熟悉資料的管理流程，明確崗位職責
資料員、送樣員持證上崗，履行自己的崗位職責，按照資料管理的流程，相互之間工作銜接，按照管理制度和流程，隨工程進度和施工過程形成施工記錄、工程質量檢查、試驗及管理資料。
工程資料隨著工程施工進度同時同步進行，工程資料及時的進行收集，這樣資料管理工作井井有條，不容易出亂子。
2、工程資料收集歸檔整理等依據《建設工程文件歸檔整理規範GB/T50328-2014》及各地方城建檔案管理單位的要求進行標準化管理
細化的工程資料管理制度，並對工程資料管理提出標準化管理。施工資料收集、整理、歸檔、移交等條理清晰，提高工作的積極性及工作效率。需注意各地方城建檔案館對資料的不同的要求。
3、在崗人員的資料重視意識培養
工程項目周期長，內容繁瑣，工作面廣，資料的整理還必須要及時、完整，非常考驗一個資料管理人員的責任心。
4、技術部門對項目經理部進行資料交底
公司級技術部門及公司技術負責人在施工準備階段，向施工項目部資料管理人員進行交底，將合同目標、建設單位的對施工管理資料的要求、公司的程序文件要求向項目級技術管理人員交底，並要求項目部以此為依據展開技術資料管理工作。
5、培養專業技術水平合格的工程資料管理人員
熟練合格的專業工程資料管理人員，工程資料不容易出錯，施工企業應當培養合格的專業管理團隊，定期組織資料管理相關人員進行技能培訓，學習規範標準，提高職業素質。
6、資料彙編和材料試驗計劃由項目技術負責人編制，並向項目經理部資料員交底
在工程施工準備階段，工程項目級技術負責人要首先理解整個工程項目的特徵，並根據合同條款、項目管理規劃等編制詳細工程資料管理實施計劃、試驗計劃。
經公司級項目技術負責人審批後，報送工程監理工程師審閱。實施計劃對單位工程進行項目劃分，材料試驗劃分試驗批次，可以有效避免施工試驗落項。
7、建立並填寫台帳制度
建立健全材料進場驗收和材料複試台帳，並要求資料員及時進行記錄，避免材料驗收落項。健全的進場驗收台帳能夠有效的防止不合格的材料進入施工現場發生錯用誤用現象。
8、提供符合規範及設計要求的原材料及質量證明文件
原成材訂購時，要求合格供應商提供證明材料質量的質量證明文件，隨同原材同時入場，經項目部檢查驗收並核對無誤後，報送監理單位驗收，材料及時複試，由約定的檢測實驗室出具合格試驗報告後，才可用於工程中。根據材料供應計劃，保證材料複試的超前計劃性，以免因材料檢驗耽誤工期。
9、項目經理部每月對本項目資料進行自檢
主體分部工程驗收前核查工程資料要及時準確完整有效，按時核對，防止滯後發現問題，保證工程資料一次性驗收完成。
10、工程竣工前整理檢查工程資料，做好工程資料移交的工作
工程竣工前，對資料檢查核對無誤後，施工企業與建設單位聯繫做好資料的交接工作，依據合同、建築工程資料整理歸檔規範，各個地方建築工程檔案的歸檔要求進行編制，組卷裝訂，按時向建設單位移交工程竣工資料，做好移交記錄，完成資料的移交，並協助建設單位進行城建檔案館備案工作。
COURSE TECHNOLOGY 2
工程人要懂哪些資料知識？
項目上光靠一個資料員，能做好決算資料管理嗎？很多項目上將資料員定為「決算資料管理的第一責任人」，這是個極大認識錯誤！
作為技術負責人/項目經理來說，在資料管理方面又應該承擔什麼角色？合格的技術負責人、項目經理到底應該掌握多少資料知識呢？
工程項目決算資料管理，涉及從資料收集、編制、申報、跟蹤、到後期整理、歸檔等貫穿項目施工0-100的一系列工作，項目決算資料管理邏輯緊密，環環相扣，且責任重大。
資料員應該是所有技術負責人/項目管理者必須要經歷的一個崗位，所以在此崗位的技術能力儲備是非常有必要的！