前言：
普通人和高效人士的區別就在於，後者工作得更有條理。
良好的生活或工作上的組織性、條理性，是高效、高薪人群的特有標誌。
值得慶幸的是，條理性是一種技能，而所有的技能都是可以通過學習獲得的。你可以通過學習成為一個非常有條理、有計劃和高效的人。並且學習這種技能，可以讓你在相同的時間內比其他的人完成更多的生活和生產任務。
墨菲定律給我們的一個啟示是：在你做任何事之前，你都必須先完成其他的事。
你首先要做的一件事就是，在進行一項高產的工作前，先讓自己做事變得規整而有條理。
好的時間管理技能的核心功能就是幫助你通過計劃，安排好自己的時間和工作以獲得最高生產率。只有在開始動工前就準備好你所需要的一切資源，你才有可能把自己最好的一面展現出來。然後，你就需要安排好每件事，確保一切就緒。
01
預先計劃好一切
前3%的成功者都會堅持不懈地為自己的人生做規劃。他們總是在不停地書寫和修改他們的目標和行動清單。他們把想法付諸筆端，並且不斷地研究、評估這些計劃。
我曾經很好奇為什麼許多成功人士都會花大量的時間來制訂計劃，後來我明白了，你越是肯花時間在前期的計劃上，你之後的行動就越是萬無一失。通過不斷修改你的計劃，你的目標就會變得越來越清晰可行。
當你思考並計劃每一個步驟時，你對於自己完成這些目標的能力就會更加肯定。當你把一個宏偉的目標分解成每一個單獨的部分，並且把它們整理成一系列具體的行動計劃時，這個任務看起來就會受控得多。你越多地計劃一件事，你就越深地把你的目標印在潛意識中，而潛意識正是為其提供動力的工具。
02
獲得1000%的投資回報率
良好計劃的回報是無限大的。據估計，你花在制訂計劃上的每一分鐘都會節省執行計劃時的10分鐘。換句話說，你在計劃上的時間和精力的投入可以帶給你1000%的回報率。
有時人們會說，他們太忙以至於沒有時間坐下來制訂計劃。
事實上，即使你迫使自己制訂出一個詳細的計劃，你也會發現，你僅僅需要花一天中的幾分鐘在這件事上。贏得你所需要的時間的唯一辦法就是提前仔細的計劃安排你的活動。記住，你花在計劃上的每一分鐘都是為了節省未來的十分鐘。
03
大多數人的失敗原因
彼得·德魯克說：「沒有計劃的行動是一切失敗的原因。」如果你回顧你生命中的重大失誤，你就會發現它們都有一個共同點，就是你在做決定之前沒有進行足夠的考量。
同時，你會發現你經歷過的每一次成功體驗，從一個工作或項目的著手到計劃一次旅行，都伴隨著一個預先的計劃和充分的執行。你花越多的時間來考慮要做什麼和你對行為的預期結果，你就會越有效率，對最後的結果也會越滿意。
事實上，在你開始動工之前進行的計劃越是完整充分，你開始以後成功的可能性就越大。
俗話說得好，「成功是靠自律積累起來的。」進行自律最好的練習之一就是花時間花心思去計劃你要做的每一件事。
04
關於個人條理的四個觀念
有四個觀念可以幫助你成為一個有條理的人：
1.整潔是一個關鍵的習慣。
記住，整潔是提高個人生產率的重要習慣。通過整理、打掃你的工作環境，可以使你的工作效率和產出得到很大的提高。
你需要一種秩序感使自己感到放鬆並掌控你周圍的環境和生活。每當你把生活或工作上的事情整理有序，你就能體驗到一種幸福和滿足感。
當你打掃你的辦公桌或辦公室時，你會感到你是工作的主人；當你清潔你的車時，你會感到生活盡在掌控。你的自尊感得到提升，渾身充滿力量。你會感到有更多的能量和決心把工作做好。
2.以一個旁觀者的視角來評價自己。
一個很好的訓練方法是：站到你的辦公桌或辦公室旁，問問自己：「什麼樣的人會在這樣的地方工作？」
打開你的皮夾或公文包看看，問問自己：「什麼樣的人會有這樣的皮夾或公文包？」看看你的車裡車外、你的櫥櫃、你的家、你的院子還有車庫，問問自己：「什麼樣的人像這樣生活？」
你是否會對這個人委以重任？為什麼？通過一個中立的第三方視角來誠實地評價自己，你會看到一個怎樣的自我？
通過對一些高級主管的一系列調查，我們了解到，52位受訪者中的50位都表示不會把升職機會給予一個辦公桌或工作環境十分凌亂的人。即使這個人工作成績出色，這些主管們還是表示無法把一個需要承擔責任的職位交給沒有條理的人。不要讓這一幕發生在你的身上。
3.拒絕為自己找藉口。
許多人在一個凌亂的氛圍中工作，卻聰明反被聰明誤。他們用自己的小聰明為工作環境的雜亂找藉口，他們會說：「我知道每件東西都在什麼地方。」或者並不幽默地說：「一張乾淨的辦公桌代表了一個銹掉的大腦。」
然而，每一個在工作場所的效率的操作測定都表明這些說辭完全是自欺欺人。
一個知道每件東西具體位置的人只可能是通過超凡的心理能力和創造力一一記住這些物品的擺放位置，而不可能是在這裡工作的人。
那些說自己在雜亂的環境中工作得很出色的人往往是錯的。如果他們在一個整潔有序的環境中工作一段時間，就會驚訝地發現自己現在的效率和生產力比之前要高得多。
05
整理工作場所的三個步驟
你可以通過做以下三件事來整理你的辦公桌或辦公室：
1.清理桌面。
要想把辦公桌整理有序首先要清空它，一次只放你正在使用的一件東西。如果可以的話，把東西收在抽屜里、身後的書櫃里、垃圾桶里、碗櫥里，甚至放到地上。
不管你用什麼方法，在開始工作前儘可能地把桌子收拾乾淨、整潔，只留下一樣最重要的東西。
2.準備好你所需要的一些東西。
在開始一項工作之前先把所有需要用到的東西準備好。就像一個優秀的廚師在烹飪一道菜前總是會把所需食材、調料都拿出擺放好。作為一個專業人士，你也應該在開始一項特定工作前收集好所有材料。
在動工前準備好你所需的一切資料和文件，準備好筆、便箋、即時貼、計算器、尺子、錄音機、文件夾以及其他你能想到的一切東西。這些你在工作中需要用到的東西應該都在你觸手可及的地方。
3.一次只處理一件事。
下決心一次只做一件事。當你開始著手一項工作的時候就下決心堅持做下去，但要是沒有做好充分的準備，就不要草率開工。把事情堆起來放到一邊，等待合適的機會，總好過一遍又一遍地返工。
06
如何處理文字工作
在處理文字工作時能做的四件事。
1.扔掉。
不論在家或在辦公室，時間管理最好的工具之一就是垃圾桶。閱讀時最節省時間的辦法就是扔掉它，根本不去讀。這些適用於垃圾郵件、不感興趣的商業廣告、傳單，或者其他一切與你目標無關的東西。
用垃圾桶來處理那些被擱置了數月的閱讀材料。問問自己：「如果我不看這些東西，是否會有消極後果？」
如果答案是否定的，就儘快扔掉它。你也可以問問自己：「如果我需要這些信息，是否也可以通過其他途徑獲得？」如果答案是肯定的，也把它扔掉。
我保持工作環境整潔的原則是：只要不確定是有用的，就扔掉！
2.委派給別人。
你可以求助或把任務委派給別人。當你拿起一份文件時，先想想看是否這應該是其他人的工作，是否別人可以做得比你更出色？
對你而言，個人時間管理成功的要素之一就是把工作委派給其他任何可以完成它的人。這是使你獲得更多的時間做更重要的工作的唯一方法。
3.行動起來。
著手處理這些必須由你親自處理的信件、提案、留言等文件。準備一個文件夾，在標籤上寫下「執行」一詞。最好是能準備一個紅色的文件夾，收錄所有你要執行的項目，把它放在一個清晰可見的位置。
把這個執行文件夾放在觸手可及的地方。當你想到需要做什麼事的時候，就立刻把它放到執行文件夾中，留待稍後處理。如果是需要緊急處理的工作，就把文件夾放到一邊當即開始做。
4.歸檔留待日後參考。
你可以把這些文件存檔，但是在存檔之前，記住有80%的存檔文件是以後不會再用到的。對歸檔文件的命名也是需要耗費精力的，所以在確定把某些文件放進檔案之前，先問問自己：「如果我今後找不到這些文件了會怎麼樣？失去這些信息會有什麼消極後果？」
如果答案是沒有大礙，或者你可以從別處獲取這些信息，那麼就堅決地扔掉這些材料。保持辦公桌整潔，同時也保持文檔規整。
07
把東西收拾好
當你完成某件事後，就把它收拾起來。完成你的交易，結束你的工作。訓練自己專注於一件事，直到100%地完成。記住，以整潔的工作環境開始，以同樣的環境結束。
養成有始有終的習慣，同時也鼓勵別人堅持把一件事做完並整理工作環境。特別是要以身作則教育你的孩子做事要堅持到底，並在他們完成一些重要的事情時給予獎勵。
對人們來說，最難做的一件事就是養成有始有終並及時整理的習慣，但這也是對所有人而言受用終身的好習慣。
08
時間管理的工具和技巧
為了獲得最高生產效率和養成良好的個人條理性，應該利用並練習五種時間管理的工具和技巧。每一條都需要你花時間去學習和掌握，但你會在今後的生產生活中獲得更高效的回報。
正如歌德所說：「萬事開頭難。」好習慣在成為你生命的一部分之前都是很難形成的。然而一旦培養而成，它們就會成為自動的、簡單的行為。這種好習慣會服務於你今後的職業生涯。
1.使用時間規劃工具。
時間管理的首要工具就是你需要有一個包括你生活中需要計劃和組織的一切事時間規劃系統。最好的時間規劃工具，不管是活頁夾，還是電子文件夾都可以幫助你制訂年計劃、月計劃、周計劃以及每天的計劃。
一個好的時間計劃工具包括一個可以對每個任務、目標和所需工作一目了然的主目錄。
這個目錄就是你時間計劃系統的核心。根據這張表，你可以把個人的工作分配到各個月、周或天。
這個時間規劃系統的第二個部分是一個可以使你安排計劃未來數月工作的日曆。有了一個正確的系統，你就可以把個人工作從主目錄中分派到具體的每一天裡。
還有一個部分就是每日工作列表。這個列表是你最重要的計劃工具。有人稱之為「任務清單」。溫斯頓·邱吉爾將他的日計劃清單命名為「今日行動」。
2.按照計劃列表工作。
每一個高效的執行者都是按照每天的列表來工作的。這是迄今為止發現的獲得最大化生產率的最有力工具。
一個常常被各種瑣事困擾或沒有按時完成工作的低效執行者，要不就是沒有為自己制訂計劃列表，要不就是有但沒堅持執行。他們常常不願意把東西寫下來，結果就是發現自己被各種電話鈴聲、干擾、意料之外的緊急情況和郵件分散注意力。
在制訂自己的每日計劃時，你應該先寫下這一整天打算完成的每一項任務。有一個法則是從開始制訂計劃的第一天起，你的效率就可以立刻提高25%。
這意味著只要你在開始工作之前列一個簡單的工作計劃，就可以在一個八小時工作日中節省出來高產的兩個小時。一個簡單的列表，就可以比其他任何時間管理工具更快地從使你從雜亂變得有序。
3.根據優先次序整理你的列表。
當你有了一張一日工作計劃列表時，下一步就是按照優先次序來整理這份列表。我們會在第4章介紹決定工作優先順序的不同方法。
一張整理過的列表，就是一張引導你以高效的狀態工作的地圖。它會告訴你，什麼工作是必須要做的，什麼工作更重要或不那麼重要。你很快就會養成把計劃列表看作一天工作藍圖的習慣。在把計劃寫下來並按照相對重要性整理之前，不要開始著手做事。
4.用你喜歡的時間管理系統。
現如今，各種掌上電腦風靡市場，以電腦為依託的時間管理系統也各式各樣。不管你做什麼工作，從事哪個行業，你都可以利用下載的數字時間管理工具來幫助你規劃生活的各個方面。
我認為究竟採用何種時間管理系統或工具都無所謂，它們都很有效，都是經過專家的開發，包含幾乎所有可以使生產率翻倍甚至多倍的方法。
使用任何時間管理系統的最重要一點都是要持之以恆，直到它成為你的一種習慣，如同呼吸。想要掌握一個時間管理系統需要投入一些時間，一旦你學會了，就可以藉助它的力量變得高效、多產。
5.建立一個45-文件體系。
有一個簡單的方法幫助你規劃未來兩年甚至更長時間的工作。我們稱之為「45-文件體系」，是一種可以幫助你計劃安排日程，並回調未來24個月活動的備忘文件。它是這樣設計的：
首先，準備一個可以容納14個文件夾（共包含45份文檔）的盒子。45份文檔是這樣分類的：將其中31份標上1～31的號碼，代表一個月的1～31號；12份代表一年的1～12月；剩下的兩份是為未來兩年準備的。這是一種很實用的方法，你同樣可以用你辦公桌抽屜里的文件夾代替。
如果你有一項任務需要在六個月內完成，你就把它放到那個月份的文檔中。每月初，就把這個月的任務計劃全部取出，分別放入以1～31命名的每日文檔中。然後你就可以每天查看你的計劃文檔，並開始你一天的工作安排。
這個體系只需要幾分鐘的時間來建立，可以確保你不漏、不忘地跟進將來的任務、命令或委任。它幫助你掌控時間，使未來的生活都能有條不紊地進行。
（文/博恩·崔西）
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