以下是以為美國採購公司老總的真實觀點：
Before you write an email寫郵件前你應該知道的事情
1. Invest some small money to find someone to write documents for your company.花些小錢，請專業的外籍人士來問公司寫好郵件模板很有意思。
2. The expectation of doing business with emails is low. The first email is to build connection between you and the prospect.其實，通過郵件就做成生意，買家可沒這種期望值。所以，你也應該降低你通過幾封郵件就做成生意的期望值。郵件，尤其是開發信，應該是一封建立關係的郵件。
3. Chinese sales have problem in sales process.需要指出的是，中國的銷售人員很多人都在銷售過程上出問題。過於急功近利，忽視前期鋪墊，中期順水推舟，後期服務。
4. If they don』t want your products, don』t be too aggressive by sending piles of emails to them. You can: 如果你感覺這個潛在客戶不需要你的產品，別太咄咄逼人。你可以：
- Connect network (e.g. Linkedin, facebook) 通過Linkedin和facebook等社交媒體，先與對方建立聯繫；
- Get their permission of updating them 想辦法讓對方同意你定期給他發送最新消息。（也就是說，面對一開始就很抗拒的客戶，要像追女孩一樣，先在她面前常常出現，讓他慢慢適應你的存在。建立關係後再進行銷售。）
5. What’s the purpose of this email? Is it a: 想清楚你要寫的這封郵件的目的。是項目總結？項目計劃？報告？自我介紹？你應該想清楚你每封郵件的目的，你不可能在一封郵件把所有的目的都實現，因此，應該細分每一封郵件的目的，做到言之有物。）
- Project summary?
- Project planning?
- Report?
- Introduction?
You can never fulfill all purposes in one email.
很多人寫郵件，沒有想好這封郵件到底起什麼作用。永遠別指望第一封郵件就跟別人做生意。（Never say: 「I want to have long term corporation with you.」），就如同你跟一個姑娘第一次見面就說「希望你能嫁給我」。第一次見面，第一封郵件，只不過是要給對方留個好印象，然後順勢告訴對方接下來要幹什麼（電話詳細溝通/樣品索取/見面，等等：let’s continue our great conversation; Let’s go into a meeting.）。
Subject郵件標題
下面是美國老總建議的供應商可以使用的推廣信標題，供參考：
Experienced supplier for 15 years looking for Strategic Partners
Strong supply base in China
Canton meeting request
China sourcing
Greeting 寒暄
郵件開頭的寒暄只是寒暄，不需要過多個人化（How are you doing之類的自來熟就不要用了）。一般用Hope this email finds you well就很好了(意思類似「見信安」)。但是如果對方你從來不認識，就不要用這句，直接說明來意即可。
Be straightforward 直截了當
Make yourself clear.中國人喜歡寒暄，所以郵件寫了半天都還沒有進入正文。在跟老外的商業郵件中，建議直截了當說明來意，don』t waste time.別浪費對方的時間。你可以這麼說:I am writing for the possible corporation between…; I am writing for …
"This is Becky from …."開文的自我介紹有沒有必要
This is not a personal email. If you are not someone big, no need. They will find your name at the end of the email.商務郵件不同於私人郵件。如果你的職位不高，沒必要在一開始介紹自己是誰，你的信息對方會在郵件落款看到這些信息。如果你是Director，那麼就可以說This is Becky, Sales Director of XXX company.
About Questions關於問問題
Don』t ask questions in the middle but at the end.不要在郵件開頭或中間提問，要問就放到最後問："I have some questions below: 「
Be polite but not humble 措辭禮貌，不卑不亢
Don』t say 「friendship」. Friends are not everywhere. You just know each other, how can you call them friends.郵件裡面很多人喜歡用「Friendship」之類的詞，美國老總的建議是「別太自來熟」。